Executive secretary and boards of directors

Successful boardmeetings

As a management assistant, you take care of scheduling meetings from Outlook or Teams. You invite the right people to the meeting.

Usually these are the standard participants but sometimes also external or guest speakers. You create the agenda using a standard template. You easily add meeting documents to a meeting and you prepare a number of decisions for voting during the meeting. 

After the meeting you make a report with all decisions and action items and share it with the chairperson for approval. If the chairman agrees, the report is digitally signed. 

The participants, council members or supervisors receive an agenda and a link to the meeting in time. As a participant, you can make suggestions for the agenda and discuss the topics with your colleagues. This saves meeting time because you are well prepared.

Portrait of a senior couple on cycle ride at the park

Pension funds

 

power station at night

Residential housing foundations

 

close up of miniature people with social network diagram on open notebook on wooden desk as social media concept

Associates

 

Gestructureerde agenda's

Agenda’s zorgen ervoor dat deelnemers de juiste informatie hebben om zich voor te bereiden op vergaderingen. Met Meeting Decisions maak je gestructureerde agenda’s via Teams of Outlook. De agenda bevat de verschillende gespreksonderwerpen, toelichting(en), stukken en eventuele gast presentatoren. Je kunt als projectmanager deze taken ook per agendapunt delegeren naar de deelnemers.

project-meetings-agenda-1

Notulen

Notulen zorgen ervoor dat het doel maar ook de afgesproken resultaten vast en kunnen nadien als een verslag worden geraadpleegd. Binnen Meeting Decisions maak je met één druk op de knop deze notulen vanuit de agenda. Doormiddel van slimme tekstherkenning worden besluiten en taken automatisch herkend en opgenomen als besluit of taak en in de notulen zodat deze na de vergadering direct gedeeld kunnen worden.

MeetingMinutes-1

Taken en besluiten

Het bijhouden van taken en besluiten is met behulp van de slimme notities bij de notulen van een vergadering erg gemakkelijk. Wijs taken toe vanuit de notulen die vervolgens automatisch worden gesynchroniseerd met Microsoft Planner. Projectleden worden geïnformeerd over de voortgang van hun taken en ontvangen indien nodig een reminder. Alle taken kunnen direct vanuit de vergaderagenda worden bekeken. 

Follow up

Stemmen over besluiten

Het weloverwogen nemen van belangrijke projectbesluiten wordt ondersteund door de ‘Vote’ functie van Meeting Decisions. Hiermee wordt het besluit verwerkt en is dit later terug te zien in de vergaderagenda en de notulen.  

decision-voting.png
“When using our previous meeting software we spent a lot more time on finding and publishing de meeting document in one place. Now it's not. Once the agenda is set, you can make changes to times, minutes and presentations."
G2 Review

More information?

Ask for a demo