Iedereen kan een Team aanmaken in Microsoft Teams en dat is precies het probleem

Geschreven door Leonie van der Biessen | woensdag 27 augustus 2025

🔥Iedereen in je organisatie kan een nieuw team in Microsoft Teams aanmaken. Klinkt handig, toch?

Tot je merkt dat er vijf keer een “Project X” team bestaat, collega’s documenten in de verkeerde omgeving uploaden en niemand meer weet welk team nou écht gebruikt wordt. De belofte van samenwerking verandert dan al snel in frustratie en chaos.

In dit blog leggen we uit waarom Microsoft Teams out of the box vaak niet genoeg is, welke haken en ogen er zijn, en hoe je grip houdt op de creatie en het beheer van Microsoft Teams.

1. Wildgroei aan Teams

Standaard kan iedereen een team aanmaken. Het gevolg: tientallen of zelfs honderden Teams die dezelfde onderwerpen behandelen. Zonder afspraken over naamgeving of eigenaarschap ontstaat er een onoverzichtelijke structuur.

👉 Voorbeeld: er zijn drie teams voor hetzelfde project – “Project X”, “Project X – definitief” en “PX”. Welke gebruik je nou?

2. Gebrekkige governance

Microsoft Teams biedt standaard weinig centrale sturing. Er is geen controle op wie een team aanmaakt, waarvoor het wordt gebruikt en wie eigenaar wordt. Hierdoor ontstaan risico’s rondom security en compliance.

👉 Zeker in organisaties met gevoelige data kan dit leiden tot ongewenste toegang of datalekken.

3. Externe gebruikers zonder grip

Uitnodigen van externe gebruikers is eenvoudig, maar monitoring ontbreekt. Voor je het weet, hebben leveranciers of partners toegang tot meer informatie dan de bedoeling was.

👉 Een extern account blijft vaak bestaan, ook als de samenwerking allang is beëindigd.

4. Geen lifecycle management

Wat gebeurt er met Teams die niet meer gebruikt worden? Out of the box: helemaal niets. Oude teams blijven bestaan, raken in de vergetelheid en kosten niet alleen opslag, maar ook overzicht.

👉 Zonder automatische archivering of cleanup verandert je omgeving langzaam in een digitale archiefkast waar niemand nog in kan vinden wat hij zoekt.

Wat kun je doen?

Beperk en structureer teamcreatie - Zorg dat alleen specifieke rollen of medewerkers een nieuw team mogen aanmaken. Of gebruik een centraal aanvraagproces.
Stel duidelijke richtlijnen op - Denk aan naamgevingsconventies, verplichte metadata (afdeling, project, eigenaar) en standaardinstellingen per type team.
Implementeer lifecycle management - Bepaal hoe lang een team actief mag zijn, wanneer het gearchiveerd wordt en wie verantwoordelijk is voor het opruimen.
Maak gebruik van aanvullende tools - er bestaan oplossingen die governance automatiseren en Teams-creatie beheersbaar maken. Denk aan goedkeurings flows, automatische policies en rapportages.

🧩 Conclusie:

Microsoft Teams is een geweldig platform voor samenwerking – mits je het goed inricht. Out of the box lijkt het aantrekkelijk om iedereen vrij spel te geven, maar in de praktijk leidt dat tot een wirwar van dubbele teams, ongebruikte kanalen en risico’s met data.

Door slim om te gaan met teamcreatie, duidelijke afspraken te maken en de juiste tools in te zetten, verander je van een digitale jungle naar een georganiseerde, veilige en productieve omgeving.

👉 Met andere woorden: iedereen kan een team maken, maar niet iedereen zou dat moeten doen.

Hoeveel dubbele of ongebruikte Microsoft Teams bestaan er in jouw organisatie? Wij helpen je graag om weer controle te krijgen. Neem contact met ons op voor een afspraak!

Volledig bericht weergeven