Heb ik altijd de nieuwste versie van mijn vergaderdocumenten beschikbaar?

Alle documenten worden gekopieerd en geconverteerd naar PDF. Hierdoor wordt het document een officieel vergaderstuk, waarop besluitvorming plaatsvindt.

Omdat het bronbestand van een vergaderstuk door de tijd nog wel eens wijzigt, wil je niet dat het vergaderstuk ook automatisch mee verandert. Dit vanwege het feit dat deelnemers annotaties hebben gemaakt op het document en dat er wellicht besluitvorming op heeft plaatsgevonden.

Alle documenten worden opgeslagen in de SharePoint-omgeving van jouw organisatie. Het bronbestand van je vergaderingsdocument blijft ongewijzigd op de SharePoint-locatie. Als je het document inhoudelijk wilt aanpassen, kun je dat doen in het bronbestand. Vervolgens kun je de nieuwe versie van het document weer toevoegen aan de vergadering. De vergaderdeelnemers hebben op deze manier altijd de nieuwste versie van het document. De oude versies blijven behouden vanwege versiebeheer.