Hoe plan je een efficiënte bestuursvergadering

Gemiddeld besteden we 8 uur per week aan vergaderen. Doe je dat op een inefficiënte manier? Dan kost dat onnodig tijd en energie. Een vergadering kan uitlopen omdat de juiste documenten niet aanwezig zijn, de agenda niet concreet genoeg is of er kan geen besluit genomen worden omdat de juiste personen niet aanwezig zijn. Kortom, een goede voorbereiding is het halve werk!

Stap voor stap plan voor efficiënte bestuursvergaderingen

Wanneer je een bestuursvergadering gaat plannen is het belangrijk om jezelf eerst een aantal vragen te stellen:

1. Waar gaat de vergadering over?
   Het klinkt logisch, maar wanneer je een vergadering gaat plannen is het belangrijk dat iedereen direct weet waar de vergadering over gaat en wat ze kunnen verwachten. Zorg er dus voor dat je dit helder formuleert in de communicatie naar de deelnemers.
   
   
2. Wat is het doel van de vergadering?
   Vergaderingen met een duidelijk doel duren minder lang, zijn effectiever en de vergaderdeelnemers zijn positiever over de bestede tijd. Bepaal daarom vooraf wat het doel is van de vergadering. Gaat het om een update of moeten er belangrijke besluiten genomen worden? Als voor iedereen helder is wat het doel van de vergadering is, wordt er alleen besproken wat echt belangrijk is en gaat er geen tijd verloren aan onnodige onderwerpen.
   
   
3. Welke onderwerpen worden er behandeld en wie is daar verantwoordelijk voor?
   Om een bestuursvergadering goed voor te bereiden, is het belangrijk dat er een inhoudelijke agenda opgesteld wordt. En goede agenda draagt namelijk bij aan een effectieve vergadering en vergaderdeelnemers kunnen zich voorbereiden. Daardoor wordt de motivatie bij de vergaderdeelnemers vergroot en heb je meer grip en overzicht tijdens de vergadering.
   
   In een agenda staan alle onderwerpen die besproken worden tijdens een vergadering, wie er verantwoordelijk is voor het onderwerp en hoeveel tijd dit punt in beslag neemt. Dit zorgt voor de juiste structuur van een vergadering en structuur is key.
   
   
4. Welke deelnemers moeten aanwezig zijn?
   Bepaal wie bij de vergadering aanwezig zijn, de aanwezigen kunnen namelijk een grote impact hebben op de effectiviteit van een vergadering. Moeten er besluiten genomen worden? Dan kan dit alleen als alle benodigde deelnemers aanwezig zijn. Zorg daarom dat de benodigde deelnemers zo vroeg als mogelijk worden uitgenodigd. Agenda’s lopen snel vol dus reserveer de beschikbaarheid, ook al moet de vergadering inhoudelijk nog worden voorbereid. Let er wel op dat je niet te veel mensen uitnodigt. Juist bij een digitale vergadering is het verstandig om het aantal deelnemers te beperken.
   
   
5. Wanneer moet de vergadering plaatsvinden?
   Het plannen van een vergadering lijkt simpel, maar kan een flinke uitdaging zijn om een moment te kiezen waarop iedereen beschikbaar is. Door de koppeling met Outlook en andere digitale agenda software in de meeste vergadersoftware (ook Indeqa), kun je op een eenvoudige en efficiënte manier de agenda’s van de deelnemers naast elkaar leggen en een tijdstip kiezen.
   
   
6. Hebben we alle apparatuur voor de vergadering en werkt het ook?
   Regel goed werkende apparatuur wanneer je een vergadering op afstand plant. Je wilt tenslotte wel iedereen kunnen zien en horen tijdens de vergadering. Is niet iedereen bekend met online vergaderen? Zorg dan dat ze ruim van tevoren aanwezig zijn om te testen of alles werkt
   
   Zit je met een deel van de deelnemers in een ruimte en zijn er een aantal die online de vergadering bijwonen? Maakt dan bijvoorbeeld gebruik van een externe speaker, zo voorkom je dat het geluid van de apparaten gaat storen.

Make planning a board meeting easy!