📢 Nieuwe functies in Decisions – zomer 2025

Besluiten nemen in vergaderingen hoeft niet ingewikkeld te zijn. Decisions, een slimme vergaderassistent, heeft deze zomer een aantal handige vernieuwingen doorgevoerd. Hieronder lees je wat er nieuw is en hoe het jouw vergaderingen makkelijker en efficiënter maakt.

Dinsdag 30 september houden we een lunch & learn sessie waar deze en andere ontwikkelingen worden gepresenteerd. Klik hier om je in te schrijven.

📂 1. Importeer, agenda's notities, e-mails en bestanden om automatisch een agenda op te bouwen. 

Wat is het?
Je kunt nu documenten, notities en zelfs e-mails uploaden naar de AI Agenda Builder. De slimme assistent gebruikt deze informatie om automatisch agendapunten en samenvattingen voor je te maken.

Waarom is dit handig?
Stel je hebt een Word-bestand met notulen van vorige vergaderingen, of verschillende e-mails over een onderwerp. Door dit te uploaden, herkent de AI belangrijke onderwerpen en stelt deze direct voor als agendapunten.

Waar vind je dit?
Open de AI Agenda Builder en klik op “Importeren”. Je kunt Word-, PDF- en e-mailbestanden toevoegen.

✅ 2. Als je als deelnemer een agendapunt voorstelt, kan je ook het hierbij behorende besluit voorstellen

Wat is het?
Bij het aanmaken/aanvragen van een agendapunt kun je nu ook aangeven welk besluit je wilt nemen. Dit heet een “voorstel besluit”.

Waarom is dit handig?
Het voorgedragen agendapunt bevat dan ook een voorgesteld besluit zodat dit niet nog apart gedefinieerd hoeft te worden door bijv. het secretariaat.

Waar vind je dit?
Bij het "voorstellen" van een agendapunt zie je de optie “Voeg voorstelbesluit toe”.

📘 3. Besluiten opnemen in de vergaderbundel

Wat is het?
De vergaderbundel is een overzichtsdocument met alle agendapunten en bijlagen. Je kunt nu ook besluiten (voorgesteld of definitief) hierin opnemen.

Waarom is dit handig?
Zo hebben alle deelnemers vooraf een compleet beeld van wat er besproken en eventueel besloten gaat worden.

Waar vind je dit?
Klik rechtsboven in je agenda op “Maak vergaderbundel PDF” en vink “Include decisions” aan.

📊 4. Rapportage van vergaderingen met agenda

Wat is het?
Beheerders kunnen nu zien welke vergaderingen een agenda hadden en waar besluiten zijn genomen of juist niet over vergaderingen binnen de organisatie.

Waarom is dit handig?
Het geeft inzicht in hoe goed vergaderingen worden voorbereid en waar nog verbetering mogelijk is.

Waar vind je dit?
In het Decisions Admin Portal onder “Advanced Reporting”.

🗂️ 5. Automatische verwijdering van conceptnotulen

Wat is het?
Je kunt instellen hoe lang conceptnotulen in Word bewaard blijven. Zodra ze definitief zijn opgeslagen als PDF, wordt het Word-bestand automatisch verwijderd.

Waarom is dit handig?
Dit voorkomt verwarring met dubbele documenten en voldoet aan regels voor gegevensbeheer en privacy.

Waar vind je dit?
Ga naar het Decisions Admin Portal → “Org settings” → “File retention”.

💬 6. AI-herinnering voor samenvattingen

Wat is het?
Als er 15 minuten na een vergadering nog geen samenvatting is gedeeld, stuurt Decisions automatisch een herinnering in de Meeting Chat.

Waarom is dit handig?
Zo vergeet je nooit meer om een samenvatting te delen, wat belangrijk is voor opvolging en transparantie.

Waar vind je dit?
In de Meeting Chat, mits de Decisions bot is geïnstalleerd.

⚠️ 7. Waarschuwing bij externe gasten

Wat is het?
Als er externe gasten in de Meeting Chat zitten die niet bij de hele vergadering waren, krijg je als organisator een waarschuwing en de vraag om deze te verwijderen.

Waarom is dit handig?
Zo voorkom je dat gevoelige informatie per ongeluk gedeeld wordt met mensen die daar geen toegang toe zouden moeten hebben.

Waar vind je dit?
Tijdens het open van een agenda waar gasten onderdeel van zijn.

📝 8. Toevoegen agendapunt typen 

Wat is het?
Bij het opstellen van een agendapunt kan je aangeven wat voor type agendapunt het betreft. Bijvoorbeeld: ter discussie, voor een besluit enz. Deze categorieën zijn nu zelf organisatie breed te configureren. 

Waarom is dit handig?
Hiermee wordt de bedoeling van een agendapunt in één oogopslag duidelijk.

Waar vind je dit?
Tijdens het bewerken van een agendapunt. De inrichting wordt vanaf het Decisions Admin Center gedaan.