Product update: verbeterde notulen

Product Update voor organisatoren

De vorige Product Update richtte zich op de vergaderdeelnemer. Deze update is speciaal bedoeld voor de organisatoren van Easy2Meet.

Welke functionaliteiten van Easy2Meet zijn aangepast in de nieuwste versie?

De grootste en belangrijkste verbetering in de nieuwe versie van Easy2Meet zul je als organisator ervaren in de wijze van notuleren.

In deze nieuwe versie doorloop je minder stappen per vergaderpunt. Testgebruikers geven aan dat dit meer rust brengt tijdens de vergadering. Verder zijn er wat kleine aanpassingen gedaan die bijdragen aan een betere flow rond het beheren van groepen en het beheren van vergaderdeelnemers. 

Beheer van Groepen uniform en daardoor intuïtiever

Voor het beheer van Easy2Meet Groepen houden we voortaan de werkwijze aan zoals je nu al gewend bent bij Taken & Besluiten en bij Vergaderstukken binnen Easy2Meet. Als je met de cursor naar Beheer gaat, opent er een optie paneel aan de rechterzijde waarbij alle groepsleden worden weergeven. Hier vind je de beheer functionaliteiten van de groep en kun je bijvoorbeeld leden toevoegen. 

De tweede wijziging rond het beheren van groepen is dat een vergader organisator in de nieuwe versie meer zicht heeft op de vergaderdeelnemers en de rechten die zij hebben: is een vergader deelnemer later aan een groep toegevoegd, dan kun je in één oogopslag zien of deze deelnemer ook toegang heeft tot de vergadering(en) in het verleden. In dat geval wordt de naam van de deelnemer in rood getoond (zie onderstaand screenshot). Dit zorgt voor meer overzicht en dus grip op je informatie.  

Beheer van vergaderdeelnemers, minder notificaties

Wanneer je binnen een gepubliceerde vergadering deelnemers toegevoegt of verwijdert, krijgen de andere deelnemers hiervan geen extra notificatiebericht meer. Dit sluit beter aan bij de behoeften van de gemiddelde gebruiker van Easy2Meet.

Notuleren zonder onnodig klikken en scrollen voor meer rust tijdens de vergadering

De belangrijkste verandering van deze update is de werkwijze tijdens het notuleren. Nieuw is dat je niet langer per los agendapunt 6x hoeft te klikken om gebruik te kunnen maken van de notuleer mogelijkheid. Dit kostte notulisten bij vergaderingen met een groter aantal agendapunten veel tijd tijdens de vergaderingen zelf. Vanaf de nieuwe update open je 1x het notulen sjabloon. Hierin notuleer je vervolgens alle vergaderpunten. Dit betekent (veel) minder klikken en scrollen tijdens de vergadering.

Nieuwe situatie kort in stappen:

1. Start Notulen;
2. Er opent een venster. Hier kun je titel, sjabloon en aanwezigheid aanpassen;
3. Aanmaken van concept notulen, het voorbeeld wordt geladen;
4. Notuleren in Word (Online);
5. Delen van koppeling (de ontvanger krijgt een link naar de preview notulen);
6. Publiceren notulen.

Onderaan deze update staat een uitgebreide werkwijze met screenshots ter verduidelijking.

Veel opmaakmogelijkheden in Word

De notulen verwerk je voortaan in Word. Het is hierbij een voordeel dat bijna iedereen wel eens met Word heeft gewerkt. Ook geeft Word je nog meer vrijheid om notulen volledig naar wens vorm te geven. De keuze voor notuleren in Word is in lijn is met de integratie van Office365-producten in Easy2Meet. 

Notulen delen

Je kunt de concept notulen delen met iemand die bekend is binnen de organisatie en die de juiste rechten heeft binnen de Easy2Meet-omgeving. Je deelt dan een koppeling van het notulenvoorbeeld. De ontvanger krijgt dan een email met daarin de koppeling en kan de notulen inzien. Deze persoon kan eventueel ook de notulen aanpassen, inclusief de taken en besluiten. Ook nieuw is dat de doorgevoerde wijzigingen direct verwerkt worden in de concept notulen.

Je kunt de concept notulen ook delen met andere personen binnen je organisatie. Gebruik dan de standaard deel-functionaliteit van Word. De ontvanger kan dan direct in Word aanpassingen doen. Deze wijzigingen worden net als bij de vorige optie, direct verwerkt in het concept.

Wat gebeurt er met notulen die op de oude manier – dus per agendapunt - zijn verwerkt?

Uiteraard blijft alle informatie netjes gestructureerd beschikbaar, ook bij vergaderingen waarbij notulen nog zijn verwerkt per agendapunt (dus op de oude manier). Start gewoon met notuleren door de concept notulen aan te maken. De inhoud die destijds per agendapunt verwerkt is, wordt nu automatisch in het voorbeeld meegenomen. Je kunt de inhoud ook aanpassen door het voorbeeld te openen in Word.

Betere flow door handiger gebruik knoppen binnen Preview

Vanaf deze versie zijn de knoppen ‘Notulen’ en ‘Agenda’ bij een gepubliceerde vergadering direct zichtbaar naast elkaar. Voorheen kon je deze onder de knop ‘Preview’ vinden. Deze kleine wijziging betekent weer een klik minder in het proces, wat de gebruiksvriendelijkheid weer net iets vergroot.

Wat blijft hetzelfde?

Notulensjabloon
Het aanmaken van notulensjablonen is ongewijzigd. Je kunt nog steeds via Meer > Branding aan de slag met het aanmaken of aanpassen van Notulen (en agenda) sjablonen.

Gepubliceerde notulen
De notulen zijn enkel beschikbaar voor vergaderdeelnemers zodra de notulen zijn gepubliceerd. Voor de vergaderdeelnemer verandert er dus niets. Je houdt volledig grip over de notulen, zoals je gewend bent.

Depubliceren / Herpubliceren
Wanneer de notulen gepubliceerd zijn blijft het mogelijk om notulen te depubliceren of te herpubliceren, zoals gewend.

Taken / Besluiten
Taken en besluiten blijven gekoppeld aan het agendapunt en worden meegenomen in de concept notulen, zoals voorheen. Dit heeft te maken met de extra mogelijkheden die je hebt binnen Taken en binnen Besluiten. Zo kun je door deze werkwijze te behouden bij beide opties tags en due dates toevoegen, die ook weer vanuit verschillende vergaderingen gecombineerd kunnen worden. Deze functionaliteit blijft daarom ongewijzigd.

Dan nu stap voor stap: de nieuwe indeling van de agenda- & notulenpreview én het verwerken van notulen.

Binnen Easy2Meet doorlopen we nog altijd drie stappen tijdens het voorbereiden van een vergadering: 

1. Aanmaken van de vergadering;
2. Versturen van het vergaderverzoek;
3. Publiceren van de vergadering;

Je kunt nu notuleren binnen Easy2Meet wanneer de vergadering is gepubliceerd. Pas dan wordt een extra knop getoond in de balk met mogelijke acties binnen de vergadering. Wanneer alleen de vergadering is aangemaakt en/of het vergaderverzoek is verstuurd, is alleen de knop ‘agenda’ beschikbaar.

De knoppen per status:

1. Op bovenstaand screenshot zie je de knop ‘agenda’. Deze wordt getoond wanneer je de vergadering hebt aangemaakt en/of het vergaderverzoek hebt verstuurd.

2. Bovenstaand screenshot toont wat je ziet als je de vergadering hebt gepubliceerd. De knop ‘Start Notulen’ is nu ook zichtbaar.

3. Hierboven 3 screenshots van wat je achtereenvolgens ziet als je kiest voor ‘Start Notulen’: dan verschijnt deze pop-up. De werkwijze is vergelijkbaar met de manier waarop vergaderingen worden aangemaakt. Je doorloopt een aantal stappen; kies een titel, open het notulen sjabloon, stel vervolgens de aanwezigheid in en kies voor ‘aanmaken’.

4. De voorbeeld (concept)notulen worden gegenereerd. Je hoeft hier niet te wachten tot het voorbeeld geladen is. Je kunt direct aan de slag via de knop ‘direct notuleren in Word’.

5. Wanneer je hebt gewacht op de preview, gebruik de knop ‘Open in Word’ om te starten met notuleren.

6. De screenshots hierboven tonen de vernieuwde notuleerwijze in Word. Zodra je klaar bent met de notulen kun je het document opslaan en afsluiten en keer je terug naar het voorbeeld in Easy2Meet. Door het voorbeeld te verversen worden de voorbeeld notulen bijgewerkt.

7. Bovenstaande screenshot toont wat je ziet wanneer de notulen volledig uitgewerkt zijn. Wil je de notulen beschikbaar stellen voor de vergaderdeelnemers, kies dan: ‘Publiceer Notulen’. De notulen worden dan toegevoegd aan de vergaderinformatie en de knop ‘Start Notuleren’ is aangepast naar ‘Notulen’.

8. Hierboven tonen de screenshots hoe je notulen kunt depubliceren en herpubliceren: via de knop ‘Notulen’ kom je op het scherm met de knoppen ‘Herpubliceren’ en ‘Depubliceren’. Wil je de notulen depubliceren, of een wijziging aanbrengen, dan kun je het voorbeeld laden en de notulen depubliceren of na een wijziging eventueel herpubliceren.

Samenvatten en vooruitkijken

In deze Product Update speciaal bedoeld voor de organisatoren van Easy2Meet heb je kunnen lezen hoe we de gebruiksvriendelijkheid en de flow van Easy2Meet hebben verbeterd. We zijn benieuwd of je blij bent met de wijzigingen, maar horen het ook graag als je nog suggesties hebt.