“We zetten vol in op werkgemak en -plezier. Daarbij hoort een soepele, succesvolle gebruikersadoptie.”
Indeqa wordt in de meeste organisaties juichend ontvangen en binnen no time werkt iedereen met veel plezier met onze software voor papierloos vergaderen. Toch zijn er ook organisaties waarbij de gebruikersadoptie niet vanzelf gaat. Vooral grote organisaties met een behoudende cultuur lopen hier tegenaan. Natuurlijk hebben we onderzoek gedaan naar mogelijke oorzaken en ervaringen, met als gevolg een heel scala aan oplossingen. In dit artikel delen we die kennis en natuurlijk onze tips & tricks. Dit kan helpen om de gebruikersadoptie van Indeqa in jouw organisatie te maximaliseren.
Moeizame gebruikersadoptie is bijna altijd gerelateerd aan de weerstand tegen verandering: “Ik heb het altijd zo gedaan!”, “Wat is er mis met pen en papier?” en “Niet weer wat nieuws waar niemand om vraagt!” Als gebruikersadoptie een zorg of een probleem is, ligt dit meestal aan de angst voor het onbekende. Aan een gebrekkige interne communicatie, aan wantrouwen of simpelweg het voordeel nóg niet zien.
Maar waarom is een succesvolle gebruikersadoptie belangrijk? Vanzelfsprekend heb je niet voor niets gekozen voor het softwareproduct. In het geval van Indeqa wil je bijvoorbeeld voorbereidingstijd besparen en de vergaderingen efficiënter laten verlopen. Of je wilt meer grip op het proces, of een veilige opslag van je gegevens garanderen door gebruik te maken van een product dat geïntegreerd is in Office365.
Wat ook de initiële motivatie was die leidde tot de keuze voor Indeqa, je vond het belangrijk genoeg om er moeite voor te doen. Dan wil je ook dat de oplossing brengt wat je aanvankelijk wilde bereiken en dat je investering leidt tot rendement. En dat kan pas als iedereen meedoet.
De implementatie van software is pas een succes als de mensen binnen je organisatie met gemak - en niet te vergeten met plezier - met het nieuwe product werken. Over het algemeen omarmen nieuwe gebruikers Indeqa vlot en vraagt men zich af waarom ze niet eerder overgegaan zijn op de vergadertool voor papierloos vergaderen. Maar wellicht heb jij net te maken met een organisatie waarbij de gebruikersadoptie níet vanzelf gaat. Dan kun je dat maar beter voor zijn.
1. Vooronderzoek
In deze fase is het vooral belangrijk om te luisteren naar de mensen om wie het gaat: de eindgebruikers. Wat zijn de onderliggende behoeften van de mensen die met de software gaan werken? Luister niet enkel wat ze je letterlijk vertellen, maar ga vooral op zoek naar de vraag achter de vraag. Kijk of er irritaties, of obstakels zijn die je wellicht kunt wegnemen. Bedenk ook hoe men reageerde op eerdere vernieuwingen. Was dit een succes, of vond men het lastig? Waar kwam dit door? Kun je deze problemen nu weer verwachten, of is de situatie nu anders? Zijn de eindgebruikers mensen die vlot nieuwe technieken omarmen, of gaat iedere verbeterslag moeizaam en heeft de organisatie de neiging log en traag op verandering te reageren?
Wellicht kom je al snel tot de conclusie dat je in jouw organisatie amper aandacht hoeft te besteden aan de gebruikersadoptie: heerlijk! Maar misschien zie je de bui al hangen en voorzie je al voor de introductie grote weerstand. Gelukkig sta je dan niet machteloos en kun je met een plan, respect voor de eindgebruikers, goede communicatie en een redelijke implementatieperiode uiteindelijk altijd succesvol over op papierloos vergaderen met Indeqa.
3. Begin met Key Users
Vooral bij wat grotere organisaties is het handig om te beginnen met een kleine groep zorgvuldig geselecteerde Key Users. De ervaring leert dat het prettig is als er voor iedere 50 eindgebruikers, 5 Key Users aangewezen worden. Dit zijn in ieder geval de (directie)secretaresses. Zij worden de alleskunners van Indeqa. Iedereen die binnen de organisatie vragen heeft over het gebruik, kan bij hen terecht. Je wilt dus dat deze mensen de software van A tot Z kennen, zodat ze alle slimmigheden ervan kunnen benutten en promoten. Investeer daarom in je Key Users en zorg ervoor dat ze goed ingewerkt zijn. Indeqa is intuïtief in gebruik, dus dit hoeft niet duur of ingewikkeld te zijn.
4. Indeqa uitrollen binnen de organisatie
Je hebt goed geluisterd naar de eindgebruikers en hen betrokken bij het proces. Je hebt hun wensen en behoeften meegenomen en de organisatie op de hoogte gehouden via bijvoorbeeld het intranet. Je wilt immers dat iedereen Indeqa al een beetje kent, want onbekend maakt onbemind, concludeerden we eerder al. Inmiddels zijn ook de Key Users ingewerkt en enthousiast over Indeqa. Dan is nu het moment om de software verder in gebruik te laten nemen.
Enkele tips:
Indeqa is een gemakkelijke, intuïtieve app. Toch kan het handig zijn om mensen alvast op weg te helpen. Kies hoe je dit wilt doen. Enkele voorbeelden:
Natuurlijk is deze lijst met tips zeker niet compleet. Wat werkt hangt ook helemaal samen met de organisatie waarin gestart wordt met Indeqa. Met bovenstaande tips kom je wel al een heel eind.
5. De trein rijdt; tijd om te evalueren
Inmiddels werken alle afdelingen met Indeqa. Het gebruik van pen en papier tijdens de vergadering is verleden tijd en annotaties worden gemaakt in de app en notulen worden overzichtelijk, veilig opgeslagen. Het is tijd voor een evaluatie. Terugblikkend vier je successen, breng je de opbrengsten in kaart en bedenk je waar je nog aandacht aan wilt besteden. Ook leg je natuurlijk tips en tops vast voor een eventueel volgend implementatietraject.
Papierloos vergaderen met Indeqa gebeurt al in flink wat organisaties. De gebruikersadoptie gaat bij het overgrote deel redelijk vanzelf; het is toch vooral een kwestie van doen. Desalniettemin heeft gebruikersadoptie onze aandacht, omdat we vol gaan voor die soepele, succesvolle implementatie en echt geholpen eindgebruikers.
Heb je vragen over dit onderwerp, of wil je verder praten over de gebruikersadoptie binnen jouw organisatie? Neem dan gerust contact op via info@indeca.com of contacteer ons customer succes team.
Deze Artikelen op Product Update
Indeqa® is een geregistreerd handelsmerk van Indeqa Solutions B.V.
Augustapolder 72, 2992 SC, Barendrecht
Tel: +31 (0)85 060 1599
KvK 73069450 | Copyright © 2022. Alle rechten voorbehouden.
Algemene Voorwaarden | Verwerkersovereenkomst | Cookies | Privacy Statement | Service Level Agreement