Hoek en Blok werkt sneller en relaxter met Decisions

Als je groeit, groeit het overleg mee

Hoek en Blok begon ooit als een compact accountants- en advieskantoor. Inmiddels zijn ze met bijna tweehonderd collega’s en is het werkveld flink verbreed: van accountancy tot juridisch advies en van corporate finance tot HR-advies .

Met die groei kwamen ook steeds meer overleggen, actiepunten en documenten. “De papieren stapels werden echt onwerkbaar,” vertelt Henk Roos, Manager IT en Facilitair. “Als er één ding in een document veranderde, kon alles opnieuw geprint worden. We wilden dat gewoon slimmer doen.”

Van stapels papier naar één digitale plek

Hoek en Blok werkte al met Easy2Meet, de voorganger van Decisions. Dat hielp een tijd, maar het team merkte dat ze toe waren aan iets dat beter aansloot op hoe ze nu werken. De overstap naar Decisions, dat helemaal samenwerkt met Microsoft 365, was daarom snel gemaakt.

Henk: “We hebben even rondgekeken, maar we wisten eigenlijk al: met Indeqa werkt het altijd prettig. Ze luisteren, reageren snel en snappen hoe wij werken. Decisions paste technisch ook precies bij wat we nodig hadden. Alles blijft binnen onze eigen omgeving en iedereen kan er zó mee uit de voeten.”

Soepel overstappen zonder gedoe

De implementatie verliep opvallend eenvoudig. Petra Slagboom, managementassistent en key user, werkte samen met Indeqa om alles goed in te richten.

“Het hele archief is meegenomen, inclusief alle rechten en mappen,” vertelt Petra. “We hoefden niet opnieuw te beginnen. Indeqa hielp steeds even mee waar nodig. Soms met een Teams-call, soms gewoon even langskomen. Geen gedoe, geen ingewikkelde trajecten.”

Henk glimlacht: “We spreken ze weinig, en dat bedoel ik positief. Als IT-manager merk ik het meteen als iets niet werkt. Maar Decisions draait gewoon.”

Alle vergaderingen op één plek

Inmiddels staan alle directie-, aandeelhouders- en OR-vergaderingen in Decisions. Iedereen opent de vergadering vanuit Teams of Outlook en ziet meteen de juiste stukken. Organisatoren werken met vaste sjablonen en kunnen per agendapunt mensen toevoegen of documenten laten aanleveren.

Een groot voordeel is de koppeling met Microsoft To Do. Actiepunten worden automatisch toegevoegd aan ieders persoonlijke takenlijst. “Daardoor blijft er niks in mailboxen hangen,” zegt Petra. “Dat scheelt een hoop overleggen achter de overleggen.”

De AI van Decisions helpt ook mee. Vergaderingen worden opgenomen en automatisch samengevat. “Dat scheelt me elke week zeker een uur notulen uitwerken ,” vertelt Petra. “En hij haalt smalltalk er gewoon zelf uit. Ideaal.”

In totaal levert dat per vergadering vaak een half uur tot een uur tijdswinst op in de uitwerking.

Meer overzicht, meer rust en zeker ook meer werkplezier

De overstap naar Decisions levert Hoek en Blok niet alleen tijd op, maar maakt het werk ook fijner.

Vergaderingen zijn overzichtelijker, notulen zijn duidelijker en iedereen weet waar informatie staat. Minder zoekwerk, minder frustratie en meer aandacht voor inhoud.

Petra: “Ik kan mijn werk met veel meer rust doen. Alles klopt, alles staat waar het moet staan. Dat geeft ruimte in je hoofd.”

Henk ziet het als een slimme stap richting de komende jaren: “We hebben nu iets dat meegroeit met ons. Decisions blijft ontwikkelen, Indeqa denkt mee, en wij groeien mee. Dat past gewoon.”

Hoek en Blok vergadert sneller en relaxter met Decisions

Als je groeit, groeit het overleg mee

Van stapels papier naar één digitale plek

Soepel overstappen zonder gedoe

Alle vergaderingen op één plek

Meer overzicht, meer rust en zeker ook meer werkplezier

De tip van Hoek en Blok

Over Indeqa