Laten we eerlijk zijn: veel organisaties hebben hun Microsoft Teams omgeving opgezet toen we massaal vanuit huis moesten werken tijdens de pandemie. Die tijd was hectisch, en alles moest snel geregeld worden. Ineens videobellen. En tal van digitale teams en kanalen. Dus ja, Teams werd misschien wel té snel ingericht. Maar hoe zit het nu? Werken jullie nog steeds op dezelfde manier als toen? Waarschijnlijk niet.

Ik zie veel organisaties hun Teams-omgeving behandelen alsof die in beton is gegoten. “Ach ja, dat hebben we toen zo even bedacht?”, hoor ik vaak. Maar dat is precies het punt. Wat een goed plan leek in 2020, is nu niet helemaal meer een match. De manier waarop we werken, communiceren en samenwerken blijft veranderen. En dat betekent dat je Teams-omgeving misschien wel een opfrisbeurt kan gebruiken.

Wees eens eerlijk

Stel jezelf eens de vraag: sluit jullie huidige Teams-omgeving eigenlijk wel aan bij hoe jullie nu werken? Hoe vaak raken mensen de weg kwijt in een oerwoud van kanalen en chats? Hoeveel tijd gaat er verloren aan het zoeken naar bestanden die ergens in een vergeethoek van Teams verstopt zijn? Werken er nog collega's door op de netwerkschijf en is dat ooit wel ergens geroepen dat we met z'n alle in Teams zouden gaan werken?

Als dat allemaal herkenbaar klinkt, dan is het tijd om eens serieus te kijken naar optimalisatie. En welke optimalisaties er vandaag te dag mogelijk zijn die simpelweg nog niet bestonden een paar geleden.

Hoe pak je dat aan? 💡

Begin eens met een gesprek met je team. Vraag hoe zij de app gebruiken en vooral waar ze tegenaan lopen. Is er een kanaal gemaakt dat niet meer in gebruik is, archiveer of verwijder. Misschien zijn er kanalen in een team die nooit gebruikt worden, of omgekeerd: missen er juist kanalen die wel handig zouden zijn? En wat dacht je van het toevoegen van apps waar veel mee gewerkt wordt in kanalen? Er valt altijd wel iets te verbeteren.

En dat is precies waar het om gaat: blijf Teams optimaliseren. Maak het een vast agendapunt in jullie overleggen. Misschien klinkt het als een kleinigheid, maar deze kleine aanpassingen kunnen een wereld van verschil maken.

Conclusie: weg met die betonmolen

Kortom, stop met het zien van jullie Teams-omgeving als een in beton gegoten structuur. Weg met die betonmolen, Microsoft 365 ontwikkelt door en het is nooit af. Blijf vooral optimaliseren en in gesprek met collega's.

➡️ Inspiratie nodig om goed aan te slag te gaan met Microsoft Teams?
Meld je aan voor onze live (gratis) webinar op donderdag 19 september.

Deze webinar wordt gegeven door Janneke Spiekerman, specialist op het gebied van Microsoft 365 die organisaties dagelijks helpt bij het effectief inzetten van Microsoft-apps om digitaler te gaan (samen)werken.

Mis deze kans niet om je kennis en vaardigheden te verbeteren en inspiratie op te doen, schrijf je hier eenvoudig in.

De webinar is een samenwerking tussen Indeqa, GET IT GOING en Improve2day.