Helpcenter
    Bekijk Demo
Demo
Support

Board meeting template

Handige templates voor efficiënte en professionele board meetings

Ben je de organisator van een board meeting, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Zoek niet verder:
Op deze pagina vind je board meeting templates en een aantal tips om van iedere board meeting een succes te maken.

Board meeting template Indeqa

Hoe structureer je een board meeting? 

Want structuur is key

De structuur van een board meeting verschilt niet veel van die van een andere vergadering: je opent de bijeenkomst, je volgt de van te voren opgestelde agenda en je sluit de vergadering.   

Het is belangrijk dat de agendapunten in volgorde van belangrijkheid opgenomen worden. Dat betekent o.a. dat de agenda moet worden goedgekeurd voordat de notulen van de vorige board meeting goedgekeurd kunnen worden. Daarna kan de lijst van Besluiten behandeld worden - voor het geval iemand eerder weg moet. 

De besluiten worden vaak gevolgd door de discussiepunten. Deze resulteren op haar beurt in nieuwe lijsten van Taken en Besluiten voor de volgende bestuursvergadering.

Alle geplande agendapunten krijgen een specifiek tijdslot zodat de vergadering binnen de geplande tijd kan worden afgerond. 

Aan het eind van de board meeting vraagt de voorzitter of de bestuursleden nog andere punten hebben: het welbekende agendapunt ‘w.v.t.t.k.’. Zo ja, dan worden deze punten ook besproken. Zo niet, of daarna, wordt de bestuursvergadering officieel gesloten door de voorzitter.

Wat wordt er besproken in een board meeting?

De Raad van Bestuur komt bijeen om de voortgang en prestaties van de organisatie te bespreken. Een goed functionerende raad heeft zowel een controlerende als een adviserende rol. Veel voorkomende onderwerpen die besproken worden zijn prestatierapporten en -resultaten en strategieën, bedrijfseconomische keuzes, organisatorische problemen en zakelijke kansen.

Hoe je een board meeting officieel opent en afsluit

De voorzitter opent de board meeting officieel door te zeggen “Ik open deze Raad van Bestuur op maandag 29 maart om 15.30 uur.” Dit exacte tijdstip zal in de notulen van de board meeting terugkomen. De voorzitter sluit de board meeting officieel door te zeggen “Deze meeting is gesloten op maandag 29 maart om 17.30 uur.” Ook dit tijdstip wordt in de board meeting notulen vastgelegd. 

De board meeting kan officieel niet door andere bestuursleden geopend of gesloten worden.

board meeting agenda Indeqa

Board meeting template: agenda 

Een board meeting agenda is de uitputtende lijst van onderwerpen die tijdens de bestuursvergadering behandeld worden. De board meeting agenda is een houvast en zorgt ervoor dat de board meeting soepel verloopt en op tijd afgerond kan worden. 

De board meeting agenda verzekerd je dus van een efficiënte board meeting. Met de hulp van een board meeting agenda template kun je gemakkelijk een professionele en efficiënte board meeting voorbereiden. Je kunt je eigen template voor een board meeting agenda hier downloaden.

Download template
Board meeting minutes Indeqa

Board meeting template: minutes 

Board meeting minutes, ook wel notulen, is het document waarin je de Taken, Besluiten en andere belangrijke informatie van de board meeting vastlegt. Board meeting notulen bevatten de onderwerpen die zijn besproken in de bestuursvergadering, maar zijn geen exact transcript van alles dat gezegd is. Board meeting notulen zijn objectief opgeschreven. Na goedkeuring zijn ze zelfs een juridisch document. 

De board meeting agenda wordt vaak als basis gebruikt voor de board meeting notulen. Het is een geschikt uitgangspunt omdat alle agendapunten direct in de juiste volgorde klaarstaan. Je kunt ook gratis dit template voor board meeting notulen downloaden zodat je heldere en notulen kunt maken tijdens je volgende bestuursvergadering.

Download template

Board meetings in Indeqa?

Bekijk nu onze demo's

    Bekijk Demo