Augustapolder 72, 2992 SR, Barendrecht
+31 (0)85 060 1599
info@indeqa.com
Plan je kennismaking
Projectmanagement en vergaderen

In control over jouw projecten

Elk project heeft vergaderingen nodig. Sterker nog, het managen van projecten bestaat voor een groot gedeelte uit vergaderingen. Denk hierbij aan de wekelijkse projectteam vergadering, de stuurgroep die wordt gehouden maar ook de overleggen met de verschillende stakeholders. 

Of je nu programma, projectmanager, projectlid of stakeholder bent, je hebt baat bij overzicht, inzicht en structuur van jouw projecten. 

Meeting Decisions helpt je om het proces hiervoor te structureren en te automatiseren. 

Het is belangrijk om de besluitvorming binnen projectvergaderingen goed te organiseren omdat dit invloed heeft op de kwaliteit, de efficiëntie en de tevredenheid van het projectteam. 

Project plan with pen

Projectmanager

Als projectmanager wil je structuur aanbrengen in de verschillende vergaderingen die je moet organiseren en leiden. Waar nodig vraag je de input van je projectteam of andere stakeholders. Uiteraard wordt de output van de verschillende vergaderingen geregistreerd en vastgelegd zodat je door kunt. 

business team work in a business environment - all members of business team are smiling

Project lid

Niets is zo vervelend als vergaderingen die alleen maar door de projectmanager zijn voorbereid. Als project lid wil je graag van te voren geïnformeerd zijn over waar jouw input nodig is. Ook is het erg prettig dat je na afwezigheid kunt zien wat je hebt gemist en waar je voor verantwoordelijk ben.

Smiling charismatic speaker giving public presentation in conference hall

Stakeholder

Als (interne of externe) stakeholder wordt je regelmatig uitgenodigd tijdens vergaderingen en je input wordt gevraagd. Het kan ook zijn dat je als lid van het MT of Directie moet kunnen zien wat er speelt binnen het project waar je veel van verwacht.

Gestructureerde agenda's

Agenda’s zorgen ervoor dat deelnemers de juiste informatie hebben om zich voor te bereiden op vergaderingen. Met Meeting Decisions maak je gestructureerde agenda’s via Teams of Outlook. De agenda bevat de verschillende gespreksonderwerpen, toelichting(en), stukken en eventuele gast presentatoren. Je kunt als projectmanager deze taken ook per agendapunt delegeren naar de deelnemers.

project-meetings-agenda-1

Notulen

Notulen zorgen ervoor dat het doel maar ook de afgesproken resultaten vast en kunnen nadien als een verslag worden geraadpleegd. Binnen Meeting Decisions maak je met één druk op de knop deze notulen vanuit de agenda. Doormiddel van slimme tekstherkenning worden besluiten en taken automatisch herkend en opgenomen als besluit of taak en in de notulen zodat deze na de vergadering direct gedeeld kunnen worden.

MeetingMinutes-1

Taken en besluiten

Het bijhouden van taken en besluiten is met behulp van de slimme notities bij de notulen van een vergadering erg gemakkelijk. Wijs taken toe vanuit de notulen die vervolgens automatisch worden gesynchroniseerd met Microsoft Planner. Projectleden worden geïnformeerd over de voortgang van hun taken en ontvangen indien nodig een reminder. Alle taken kunnen direct vanuit de vergaderagenda worden bekeken. 

Follow up

Stemmen over besluiten

Het weloverwogen nemen van belangrijke projectbesluiten wordt ondersteund door de ‘Vote’ functie van Meeting Decisions. Hiermee wordt het besluit verwerkt en is dit later terug te zien in de vergaderagenda en de notulen.  

decision-voting.png
“Geweldige app voor het beheren van projecten. De integratie met Teams, Planner, One Note en Word is heel erg fijn! Ik beheer meerdere projecten in Teams, dus met de app die automatisch taken toewijst vanuit de notulen, bespaart het me tijd en vermindert het de administratie na projectvergaderingen.”
Claire Davidson
AppSource review

Meet weten?

Vraag een een demo aan