Projectmanagement and meetings

In control of your projects

Managing projects consists of meetings for a great part. Think about the weekly project team meeting, the steering committee meeting but also the meetings with the various stakeholders. 

Whether you are a program or project manager, project member or stakeholder, you benefit from overview, insight and structure of your projects. 

Meeting Decisions helps you structure and automate your project management process.

It is important to properly organize decision-making within project meetings because it affects the quality, efficiency and satisfaction of the project team.

Project plan with pen

Projectmanager

As a project manager, you want to structure the various meetings you need to organize and lead. Where necessary, you ask for input from your project team or other stakeholders. Of course, the output of the various meetings is recorded and captured so you can move on.

business team work in a business environment - all members of business team are smiling

Project member

Nothing is more annoying than meetings that are only prepared by the project manager. As a project member, you want to be informed in advance about where your input is needed. It is also very helpful to be able to see what you have missed and which tasks are assigned to you.

Smiling charismatic speaker giving public presentation in conference hall

Stakeholder

As a stakeholder (internal or external), you are regularly invited to meetings and your input is requested. As a member of the MT or Management Board, you may also need to be able to see what is going on within the project you have high expectations of.

Gestructureerde agenda's

Agenda’s zorgen ervoor dat deelnemers de juiste informatie hebben om zich voor te bereiden op vergaderingen. Met Meeting Decisions maak je gestructureerde agenda’s via Teams of Outlook. De agenda bevat de verschillende gespreksonderwerpen, toelichting(en), stukken en eventuele gast presentatoren. Je kunt als projectmanager deze taken ook per agendapunt delegeren naar de deelnemers.

project-meetings-agenda-1

Notulen

Notulen zorgen ervoor dat het doel maar ook de afgesproken resultaten vast en kunnen nadien als een verslag worden geraadpleegd. Binnen Meeting Decisions maak je met één druk op de knop deze notulen vanuit de agenda. Doormiddel van slimme tekstherkenning worden besluiten en taken automatisch herkend en opgenomen als besluit of taak en in de notulen zodat deze na de vergadering direct gedeeld kunnen worden.

MeetingMinutes-1

Taken en besluiten

Het bijhouden van taken en besluiten is met behulp van de slimme notities bij de notulen van een vergadering erg gemakkelijk. Wijs taken toe vanuit de notulen die vervolgens automatisch worden gesynchroniseerd met Microsoft Planner. Projectleden worden geïnformeerd over de voortgang van hun taken en ontvangen indien nodig een reminder. Alle taken kunnen direct vanuit de vergaderagenda worden bekeken. 

Follow up

Stemmen over besluiten

Het weloverwogen nemen van belangrijke projectbesluiten wordt ondersteund door de ‘Vote’ functie van Meeting Decisions. Hiermee wordt het besluit verwerkt en is dit later terug te zien in de vergaderagenda en de notulen.  

decision-voting.png
"Great app for managing projects. The integration with Teams, Planner, One Note and Word is very nice! I manage multiple projects in Teams, so with the app automatically assigning tasks from minutes, it saves me time and reduces administration after project meetings. "
Claire Davidson
AppSource review

More information?

Ask for a demo