7 tips om beschikbaarheid voor vergaderingen aan te vragen

Het vragen naar beschikbaarheid voor een vergadering kan een van de lastigste aspecten zijn voor secretaresses. Het doel is om elke genodigde meteen akkoord te laten gaan zodat je weer verder kan met de overige taken op de planning. Vandaag delen wij 7 tips die je zullen helpen bij het aanvragen van beschikbaarheid voor vergaderingen.

Beschikbaarheid

Bij het vragen naar beschikbaarheid is het belangrijk om de e-mail zo duidelijk mogelijk te laten overkomen. In de eerste zin geef je dan ook de prioriteit van de vergadering aan. Door in de eerste zin naar beschikbaarheid te vragen zal je de aandacht van de lezer trekken. Aangezien iedere kantoor medewerker elke dag overladen wordt met e-mails, zullen ze niet lang naar een e-mail kijken voordat ze hem verwijderen. Niemand wilt dat zijn of haar inbox ontploft of elke mail nauwkeurig nagaan. Door in de eerste regel de urgentie aan te kondigen zullen meer mensen de e-mail openen. Daarnaast zal de ontvanger ook sneller geneigd zijn om te reageren op de e-mail.

Als het gaan om het vragen naar beschikbaarheid is het belangrijk om meteen tot de conclusie te komen om de aandacht van de lezer aan te trekken. De aandachtspanne van de mens wordt met de dag steeds minder, daarom dient communicatie kort maar krachtig te zijn om de efficiëntie binnen het bedrijf aan te houden.

Wat houdt de vergadering in?

Wanneer je iemand vraagt naar zijn of haar beschikbaarheid is het belangrijk om te concluderen waar de vergadering over gaat. Wie dient er aanwezig te zijn en welke onderwerpen komen er aan bod? Het is daarom belangrijk om de urgentie van de aanwezigheid te benadrukken wanneer je de e-mail gaat sturen. Daarnaast is het ook handig om te vermelden wat de partijen eraan overhouden.

Vergeet ook niet de duur van de bestuursvergadering door te geven zodat de ontvanger de vergadering makkelijker in zijn of haar agenda kan plaatsen. En wees flexibel in de planning.

Stuur een persoonlijk geadresseerde mail.

Wanneer je de inhoud van de vergadering evenals de aanwezigen heb genoteerd is het tijd om de e-mails te verzenden. Wanneer je op hoger niveau om iemands aanwezigheid en tijd vraagt is het belangrijk om de mail een persoonlijk tintje te geven, in plaats van een ‘cc mail’. Je wilt dat de ontvanger de e-mail opent en de inhoud kan lezen door middel van een kort gestructureerde zin.

Suggereer meerdere opties

Drukke schema’s vragen om meerdere opties. Je kan niet verwachten dat iedereen perfect in jouw tijdslot en data past. Daarom is het handig om een aantal data en tijden te communiceren in de e-mail zodat de ontvanger kan kijken welke data het best voor hem of haar uit komt. Dit creëert wat flexibiliteit waardoor het makkelijker is om de vergadering op korte termijn voort te zetten.

Spellingscheck

Elke vergadering is anders, daarom is beschaafde communicatie belangrijk. Wanneer het gaat om een bestuursvergadering is het uitermate belangrijk om beleefd over te komen. Eventuele fouten kunnen potentiële deals afstoten. Grammatische gebreken zijn dan ook uitgesloten.

Bijvoegen van informatie

Naast het versturen van de uitnodiging is het belangrijk om relevante informatie over de vergadering te includeren. Voor potentiële klanten houdt het in dat bijlages met belangrijke en relevante bedrijfsinformatie worden geïncludeerd. Daarnaast is het ook handig om een link naar de website en contact gegevens bij te voegen.

Zorg daarnaast dat de bestanden in de bijlages worden gescand op virussen. En de grootte van de bestanden dienen minimaal te zijn.

Een bedankje

Wanneer alle ontvangers van de e-mail hebben gereageerd op de uitnodiging is het belangrijk om een opvolgende mail te versturen. In deze e-mail schrijf je een kort bedankje. Professionaliteit is zeer gewaardeerd in de bedrijfswereld.

Een bedank e-mail dient professioneel en positief over te komen zodat de ontvanger anticipatie krijgt naar de vergadering. Zelfs als een potentieel klant negatief heeft gereageerd is het alsnog belangrijk diegene te bedanken voor zijn of haar tijd aangezien er in de toekomst nog mogelijkheden kunnen volgen.