Het zou kunnen dat u zeven jaar van uw leven verspilt aan inefficiënte vergaderingen. Hoe dan?
Het is een zakelijk spreekwoord dat we keer op keer horen: tijd is geld. Als deze kreet ergens op slaat dan zijn het wel onze vergaderingen op het werk. Als we tijd verspillen aan vergaderingen, gaat er niet alleen geld verloren door de tijd die medewerkers kwijt zijn tijdens de vergadering zelf, maar ook in de tijd die werknemers nodig hebben om weer in hun gebruikelijke werkritme te komen. Zeker als het ging om een lange of frustrerende vergadering.
Vergaderingen en de cijfers
De meeste leidinggevenden brengen 22 jaar van hun leven zittend door in vergaderingen op de werkplek, en grofweg een derde van deze vergaderingen wordt als tijdverspilling en non-productief beschouwd. Dit betekent dat meer dan 7 jaar van uw leven verloren gaat als gevolg van slecht geleide vergaderingen! Wat maakt deze vergaderingen zo verspillend?
De boosdoeners bij verspillende vergaderingen:
Tijdmanagement. Slechte voorbereiding. Beheer.
Ja, slecht tijdmanagement is een van de belangrijkste oorzaken dat vergaderingen als onproductief en inefficiënt worden ervaren. Het overlopen van agendapunten, en onvoldoende tijd hebben om alle agendapunten te behandelen, kan de deelnemers frustreren en het momentum van een vergadering tenietdoen. Het uit het oog verliezen van de tijd tijdens vergaderingen zorgt er vaak voor dat ze overlopen. Hierdoor ontstaat er nog meer tijdgebrek voor deelnemers maar ook leidinggevenden die met strikte schema's werken. Enkele van de negatieve effecten van slecht tijdmanagement zijn o.a.: haast om taken af te ronden, nemen van overhaaste besluiten, lage productiviteit, reputatieschade, ontevredenheid en frustratie. Dit kan gevolgen hebben voor het moreel van medewerkers en dit leidt op langere termijn weer tot kostbaar personeelsverloop. Wat kan er gedaan worden aan tijdsverspilling?
3 manieren om tijdverspilling tijdens vergaderingen te voorkomen
Om deze valkuilen te vermijden, volgen hier drie op feiten gebaseerde tips over timemanagement uit het boek van Dr. Steven Rogelberg, The Surprising Science of Meetings:
- Houd de tijd bij én bewaak het tempo van de vergadering, waarbij u het grote geheel en de doelstellingen van de agenda in gedachten houdt.
- Ga niet overhaast door een belangrijke kwestie heen die echt besproken moet worden. Wees in staat om te herkennen of een aan de orde gesteld onderwerp het beste nu of later besproken moet worden. Dit betekent dat je weet wanneer een onderwerp voor een andere keer op de agenda gezet moet worden zodat alleen de meest urgente en relevante onderwerpen in je vergadering besproken worden.
- Houd het gesprek soepel (bijvoorbeeld door in te grijpen als een onderwerp ‘offtopic’ is en keer tijdig terug naar de agenda). Ook al kan de laatste skydiving-expeditie van uw collega fascinerend zijn, het brengt je waarschijnlijk niet dichter bij het behalen van je zakelijke doelstellingen.
Meer tips voor effectief vergadertijdbeheer
Er is een overvloed aan onderzoek beschikbaar over hoe u het beste tijd kunt besteden aan uw vergaderingen, of u nu de beheerder van de vergadering bent of een deelnemer. Hier zijn enkele van de meest fundamentele dingen die je kunt doen (en valkuilen die je moet vermijden), zodat je die zeven jaar van je leven niet verspilt aan verkwistende vergaderingen:
- Als u de beheerder van de vergadering bent, zorg er dan voor dat u altijd een agenda heeft die u vooraf met uw team deelt. Nodig, indien van toepassing, deelnemers van de vergadering uit om onderwerpen voor te stellen en vooraf samen te werken aan de agenda.
- Wijs een specifieke tijdsduur toe aan elk agendapunt en houdt u aan de toegewezen tijd. Decisions heeft een geweldige Time Tracker-tool beschikbaar die u hiermee helpt.
- Zorg ervoor dat elke bijeenkomst een doel heeft en er besluiten worden genomen.
- Wijs voor de vergadering agendapunten toe aan de eventuele (gast) presentatoren zodat deze sprekers zijn voorbereid, er tijdens de vergadering naar wordt geluisterd en zij niet worden onderbroken wanneer ze over hun specialisme spreken.
- Bepaal vooraf wat voor soort bijeenkomst het zal zijn: leiderschap, strategie, bestuursvergadering, update, etc.
- Sluit elke vergadering af met concrete stappen zoals besluiten en taken die aan specifieke teamleden worden toegewezen.
- Overweeg het gebruik van vergaderbeheersoftware, zoals Decisions for Microsoft Teams, Outlook en Office 365, om u te helpen uw vergaderingen te beheren.
En met Decisions hebben we precies de tools om u te helpen de verkwistende vergadergekte te stoppen!
Vraag bij ons een demo aan of maak gebruik van de mogelijkheid om Decisions gratis te proberen. Plan uw trial installatie hier!
Deze blog is eerder verschenen op www.meetingdecisions.com/blog
