Gratis Trial
Bekijk Demo
HEADER-seo

Ibabs vs Indeqa

Zodat jij de beste keuze kan maken 

Op zoek naar de juiste vergadertool voor papierloos vergaderen, komt een groot deel tot de conclusie dat er voor hun situatie twee serieuze opties zijn: iBabs en Indeqa.

Beide doen wat ze beloven: de vergadertools faciliteren papierloos vergaderen uitstekend. Maar de vergadertools zijn zeker niet identiek, net zoals organisaties niet identiek zijn.

Op deze pagina worden de twee apps op verschillende punten vergeleken, waardoor helder wordt waar de verschillen zitten. Hierdoor kun je zelf een inschatting maken: wordt het iBabs, of toch Indeqa?

De basis

Op het eerste gezicht onderscheiden iBabs en Indeqa zich vooral in persoonlijke voorkeur en smaak, maar niets is minder waar. Om inzicht te krijgen in de belangrijkste verschillen tussen iBabs en Indeqa, moeten we naar de basis van de twee vergaderopties. Dit verschil ‘aan de achterkant’ heeft gevolgen op het gebied van implementatie, security, wijze van dataopslag, compatibiliteit met reeds bestaande software en de grip die je ervaart in gebruik en beheer.

iBabs: losse software

Vergadersoftware iBabs is een los softwareproduct. Deze aparte software functioneert onafhankelijk van je reeds bestaande IT-omgeving. iBabs biedt een integratie met SharePoint die "van buitenaf" de opslag regelt.

Uiteraard kun je ervoor kiezen deze software te hosten en beheren op je eigen Azure omgeving.

Indeqa: Microsoft Office 365 & Teams

Met Indeqa ben je zeker van een vlekkeloze samenwerking met SharePoint en  Microsoft Teams. Indeqa is namelijk gebaseerd op deze software en werkt op basis van het Microsoft App-model. Daarmee maakt het optimaal gebruik van reeds aanwezige functionaliteiten in Microsoft 365.

Integratie gebeurt ‘van binnenuit’. Bedrijven die al werken met Office 365 hebben de basis voor de vergadersoftware van Indeqa in feite al ‘in huis’. Met Indeqa is hosting en technisch beheer overbodig; dit wordt door Microsoft gefaciliteerd.

Security

Beide software opties nemen veiligheid serieus, maar de security is zeker niet hetzelfde. Voor de gebruiker lijkt de opslag erg veel op elkaar. Technisch gezien een groot verschil.

iBabs: extern versleuteld of van buitenaf op SharePoint

Doordat iBabs een los software-product is, kies je met deze software ook voor de beveiliging van dit bedrijf. Je hebt hierin een keuze. Zij beheren jouw informatie encripted – dus versleuteld - binnen hun eigen database.

Hiernaast biedt iBabs sinds kort de mogelijkheid om documenten op SharePoint op te slaan. Je kunt van buitenaf de opslag van documenten op een willekeurige site instellen.

Indeqa: Microsoft security onder eigen beheer

Indeqa daarentegen is onderdeel van Microsoft 365. Bedrijven die al voor de beveiligingsprincipes van Microsoft hebben gekozen, zullen het prettig vinden dat Indeqa hier ten alle tijden fundamenteel onderdeel van is.

Indeqa slaat de documenten altijd op SharePoint op. De locatie wordt áltijd bepaald vanuit de beveiligingscontext waarin de vergadering wordt aangemaakt (van binnenuit).

Identity Management

Grip op de login rollen en rechten van de juiste persoon.

iBabs login: gekoppeld aan de Active Directory

Kies je voor iBabs, dan worden gebruikers met rollen en rechten in een iBabs database aangemaakt: je iBabs login. Deze database kun je koppelen aan de Active Directory zodat gebruikers met hun Office 365 inloggegevens in kunnen loggen. 

iBabs biedt voor de functioneel beheerder de functie ‘impersonatie’. Je kunt dan tijdelijk een andere identiteit aannemen. Dit geeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om zonder opnieuw inloggen het account van de leidinggevende te gebruiken, om tijdelijk documenten te beheren, in te zien of voor te bereiden. 

Indeqa login: het Active Directory als vertrekpunt

Doordat Indeqa werkt als hosted add-in op Office 365, is de Active Directory altijd de basis. Rollen en rechten worden centraal in Office 365 door middel van Groups en op SharePoint niveau geregeld door de beheerder. 

Bij Indeqa staat de identiteit van de gebruiker en de context vanwaar de vergadering wordt aangemaakt altijd centraal. Om die reden is impersonatie binnen Indeqa niet mogelijk.

Je weet op die manier zeker dat je grip houdt op rollen en rechten binnen de software. Onbevoegden kunnen op die manier nooit bij privacygevoelige informatie terechtkomen.   

Bedrijven die kozen voor Indeqa

Area wonen

Woningcorporatie Area

Indeqa voldoet aan alle eisen en zorgt voor 50% tijdsbesparing

Lees meer →
Nederlandse GGZ

De Nederlandse ggz

Een gebruiksvriendelijke vergaderoplossing na de overstap op Microsoft 365

Lees meer →
SGP Tweede kamer-1

de SGP

Tijd besparen en meer werkplezier door het gebruik van Indeqa. 

Lees meer →

Implementatie

De overstap van traditioneel vergaderen naar papierloos vergaderen moet natuurlijk ook geregeld worden. De software moet up and running zijn, alvorens je van start kunt. Ook hier zorgt het verschil in de basis van de producten, voor een verschil in implementatie. Voor beide vergaderopties hangt het van de gebruikers af, of een korte (in company) training wenselijk is.

iBabs: implementatietraject

Kies je voor iBabs, dan verzorgt iBabs de implementatie in samenwerking met je IT-afdeling. Dit betreft keuze van hosting, beheer en opzet van de gebruikersdatabase waar rollen en rechten worden beheerd. Dit kost vanzelfsprekend tijd, afhankelijk van de omvang van het project. iBabs regelt dat rechten en rollen worden toegekend aan de verschillende vergaderdeelnemers en -organisatoren.

Indeqa: functionaliteit aanzetten

Werkt je organisatie al met Office 365, dan is Indeqa binnen een half uur als invoegtoepassing geactiveerd op de Office 365 omgeving. Hierna is het systeem werkend en klaar voor gebruik.

Gebruikerservaring

Wat betreft de gebruikerservaring zijn er verschillen in iBabs en Indeqa. In de basis zijn het twee goede vergader-apps die doen wat ze beloven (en een beetje meer). De functionaliteit is bij beide producten op hoog niveau. Zowel iBabs als Indeqa faciliteren vergaderingen op zowel een computer, een tablet, als een telefoon. 

iBabs: smaakverschillen en afhankelijk van device

Gebruikers van iBabs geven aan dat met name de iOS app prettig werkt.

Indeqa: smaakverschillen en afhankelijk van device

Indeqa maakt in de gebruikerservaring geen onderscheid tussen de Windows, Android of iOS app; op alle devices wordt dezelfde look & feel geboden.

Wachtwoordgebruik

Natuurlijk wil je dat je vergader-app beveiligd is met een wachtwoord. Hoe werkt dit bij de beide apps:

iBabs: los wachtwoord

Gebruikers van iBabs loggen in met een los wachtwoord. Optioneel kan er gekozen worden met een AD integratie waardoor je met het Office 365 wachtwoord in kunt loggen.

Indeqa: Office 365 Single Sign on

Gebruikers van Indeqa loggen altijd in met hun bestaande, individuele Office 365 wachtwoord (Single Sign On). Je hebt dus één wachtwoord voor al je Office 365 toepassingen. Dit is tevens het wachtwoord waar IT-beheer het beveiligingsbeleid van de organisatie op kan toepassen.

Ervaringen van onze gebruikers

"Het grootste verschil voor mij is dat ik niet langer meer uren hoef te kopiëren ter voorbereiding van vergaderingen. Die tijd vul ik nu met inhoudelijk interessanter werk. Een hele verbetering!"

Lianne Weerheim
Managementassistente bij de SGP

"Toen we de verschillende vergadersoftware opties naast elkaar legden werd het al snel duidelijk dat Indeqa het best past in onze Office 365 omgeving. Het gebruikersgemak en de mogelijkheden die de software biedt haalden ons over de streep".

Dieuwke Wieringa
Informatieadviseur bij Marente

"Voorheen gebruikten we Dropbox om de bestanden voor de MT-vergaderingen in te verzamelen. Aantekeningen maakten we op een kladblaadje. Deze werkwijze vonden we toen prima, maar onze accountant wees ons op het gebrek aan goede security. We moesten op zoek naar een veiliger alternatief. Indeqa biedt die veiligheid."

Etienne van Bennekom
Bestuurslid bij Woningcorporatie Woontij

Videobellen

Vandaag de dag is thuiswerken meer geaccepteerd dan ooit. Vergaderen via video is hierdoor belangrijk dan het ooit geweest is. iBabs en Indeqa spelen hier beiden op hun eigen manier op in. 

iBabs: iBabs connect.

Sinds juni 2020 heeft iBabs ingebouwde videotooling in hun oplossing. iBabs Connect. iBabs Connect is een volledig beveiligde videovergaderingstool die rechtstreeks in iBabs is geïntegreerd.

Dit kan super handig zijn voor organisaties die niet werken met Microsoft Teams. Op deze manier is het mogelijk om in een externe omgeving zowel digitaal als papierloos te vergaderen.

 

Indeqa: Microsoft Teams

Omdat Indeqa onderdeel is van jouw Microsoft Office 365 omgeving, maken we gebruik van de bestaande mogelijkheden binnen de omgeving van onze klanten. Microsoft Teams is een van de grootste en meest betrouwbare platformen als het aankomt op videobellen, met de maximale security principes van Microsoft. 

Verbinding Outlook

Bij papierloos vergaderen is het handig als je direct vergaderingen en afspraken kunt plannen. Je kunt deze functionaliteit gebruiken als de digitale agenda (meestal Outlook) en de vergader-app gekoppeld zijn. Hierin verschillen iBabs en Indeqa:

iBabs: niet direct gekoppeld

iBabs is beperkt geïntegreerd in Office 365 en daardoor niet gekoppeld aan Microsoft Outlook. Deze systemen werken dus los van elkaar.

Indeqa: direct geïntegreerd

Indeqa is een functionaliteit binnen Microsoft Office 365. Als Microsoft gebruiker heb je het voordeel dat alles aan elkaar gekoppeld is: je hebt vanuit Indeqa direct toegang tot je Outlook Agenda. Je kunt vanuit de app direct in het adressenboek binnen je Outlook (Exchange). Hierdoor kun je gemakkelijk de beschikbaarheid inzien van collega’s en collega’s toevoegen.

Andersom kun je vanuit Outlook met één druk op de groene Indeqa knop een vergadering koppelen. Indeqa wordt dan gestart en neemt alle vergaderdata over. Op die manier wordt je vergadering direct een Indeqa vergadering, met alle voordelen van dien. Dit is een tijdbesparend voordeel voor bijvoorbeeld secretaresses die al werken met Outlook.

Kosten iBabs en Indeqa

Zowel iBabs als Indeqa zijn prettige vergadertools die zorgen voor een besparing van papier, printkosten en tijd.
Er zijn wel verschillen in licentie en prijs:

iBabs: kosten per jaar per 10 gebruikers

Je sluit een iBabs licentie af voor een contractperiode van minimaal een jaar en per 10 gebruikers. 

Indeqa: per maand per gebruiker

Indeqa is flexibeler doordat je de licentie per losse gebruiker afsluit en per maand kunt opzeggen.
Voor Indeqa betaal je maximaal € 8,50 per gebruiker per maand. Daarmee is Indeqa ongeveer 15-30% voordeliger dan de prijs van iBabs. Bereken hier je prijs.

Gebruik beëindigen

Hoewel gebruikers van beide vergader-apps over het algemeen erg tevreden zijn, weet je nooit hoe het loopt. Het kan dus zijn dat je op een bepaald moment wilt stoppen met het gebruik van de vergader-app. Wat kun je dan verwachten:

iBabs: ontkoppelen

Indien je data extern is opgeslagen bij iBabs moet je bij beëindiging je data en documenten bij iBabs opvragen. 

Heb je ervoor gekozen je documenten op SharePoint op te slaan dan blijf je na de-installatie toegang houden tot je eigen documenten.

Indeqa: functionaliteit uitzetten

Wil je stoppen met Indeqa dan geef je dit door en wordt de functionaliteit uitgezet. Doordat je zelf al je data in eigen beheer hebt gehouden, hoeft er verder niets te gebeuren. Je documenten staan in dezelfde structuur op je eigen SharePoint omgeving. Indeqa werkt met maandcontracten, je kunt dus iedere maand opzeggen.

Klaar om te starten met effectief vergaderen?

Ervaar nu hoe Indeqa werkt en probeer de gratis trial.

Installeer Trial