Je wilt je vergadertijd zo effectief mogelijk gebruiken. Het opstellen van een goede vergaderagenda helpt je hierbij. In dit blog leggen we je uit waarom een goede vergaderagenda bijdraagt aan een effectieve bestuursvergadering en waaraan een goede agenda moet voldoen.
Een duidelijke agenda is altijd belangrijk als je efficiënt wilt vergaderen. Dit is nog eens extra van belang bij een vergadering op afstand. Omdat je tijdens de board meeting of online vergadering een groot deel van de non-verbale communicatie mist, is het dubbel zo belangrijk dat je volkomen duidelijk bent in al je andere communicatievormen. Zoals bijvoorbeeld in de vergaderagenda.
Met een goede vergaderagenda bereik je een aantal doelen:
In Easy2Meet is de agenda al meteen de basis van je notulen. Een zorgvuldig opgestelde agenda zorgt op die manier voor tijdsbesparing achteraf.
Zet bovenaan altijd de algemene informatie, zoals datum, tijdstip, locatie of meeting link (het antwoord op ‘waar?’ bij een online vergadering) en de geplande aanwezigen. Doordat dit bovenaan staat kan iedereen deze informatie eenvoudig terugvinden.
Bij een vergadering met Easy2Meet kun je zaken als datum, tijd en aanwezigen al vooraf invoeren, waardoor iedereen dit automatisch op de juiste plek in de vergaderagenda kan terugvinden.
Het doel van de vergadering wordt nog wel eens overgeslagen. Toch is het nuttig om hier aandacht aan te besteden. Als het doel duidelijk is, weet iedereen waarom er vergaderd wordt. Dit vergroot de motivatie en de betrokkenheid van de deelnemers. Vergaderdeelnemers weten hierdoor ook beter wat ze kunnen verwachten van de vergadering, waardoor iedereen zich beter kan voorbereiden. Een ander voordeel is dat je achteraf met elkaar kunt beslissen of het doel van de vergadering behaald is. Dit houdt alle deelnemers scherp en zorgt voor een prettige afsluiting: ‘we dit it!’
Omdat alle betrokkenen bij elkaar zijn is een online vergadering een handig moment voor mededelingen. Twijfel je of er vragen komen naar aanleiding van een mededeling, of dat er discussie zal ontstaan? Zet het dan liever als vergaderpunt op de vergadering. Het vergaderpunt ‘mededelingen’ houd je liefst kort en bondig.
Zorg dat de onderwerpen aansluiten op het doel van de vergadering. Is dat niet het geval, dan moet je ofwel het doel bijstellen, ofwel de punten van de vergadering. Per vergaderpunt beschrijf je kort waar het over gaat en verwijs je naar eventuele bijlagen. Ook noteer je hier wie eventuele sprekers zijn. Om de tijd te bewaken kun je per onderwerp noteren hoeveel tijd ervoor is ingepland.
Het belangrijkste aandachtspunt bij de rondvraag is dat deze enkel geschikt is voor korte vragen en zeker niet voor discussiepunten. Een voorzitter heeft op het moment zelf een belangrijke rol en kan voorkomen dat dit vergaderpunt uitloopt, maar ook vooraf kun je een aantal dingen doen en zo de voorzitter hierbij ondersteunen. Bijvoorbeeld door de ‘spelregels’ al kort in de agenda op te nemen. Je kunt ook voorafgaand aan de vergadering noteren wie vragen heeft voor de rondvraag, zodat je deze kunt inplannen. Natuurlijk kun je ook prima vergaderen zonder rondvraag. Voor veel vergaderingen blijkt dit een prima beslissing die de effectiviteit van de vergadering ten goede komt.
Op dit punt zie je vaak dat vergaderdeelnemers vaak moe en onrustig zijn. Dit kun je deels ondervangen door de beschrijving van dit punt in de agenda. Wil een voorzitter bijvoorbeeld nog kort de vergadering samenvatten? Terugkijken of het doel behaald is? Of vooruitblikken op de volgende vergadering? Zet dit dan in steekwoorden onder de afsluiting, zodat de vergaderdeelnemers weten wat ze kunnen verwachten. Hierdoor kunnen vergaderdeelnemers ook bij dit vergaderpunt de aandacht gemakkelijker vasthouden.
Voor een effectieve vergadering is het belangrijk dat vergaderdeelnemers de agenda ruim voor de vergadering kunnen inzien. Deel deze dus op tijd, zodat iedereen zich kan inlezen en anderszins voorbereiden. Als vergader organisator kun je in Easy2Meet nog op een later tijdstip wijzigingen doorvoeren, of documenten toevoegen aan de vergaderagenda. Je hoeft dus niet te wachten tot het laatste moment en kan iedereen op tijd van informatie voorzien.
Wil jij bestuursvergaderingen organiseren op basis van Teams en Easy2Meet? Plan een online demo!
