Eind november heeft de deelnemers app een flinke metamorfose ondergaan voor wat betreft de volledig vernieuwde beleving omtrent het lezen van vergaderstukken. Nu zijn er voor de vergaderorganisatoren een aantal mooie nieuwe opties toegevoegd.
Vanuit diverse eindgebruikers hebben we nuttige tips en wensen ontvangen. Waarvan we de volgende punten hebben gerealiseerd: het toepassen van de eigen huisstijl, deelnemers op proactieve wijze kunnen informeren over de openstaande taken en voor vergaderorganisatoren een verbeterd inzicht in de aan-/afwezigheid van deelnemers.
De vernieuwde en verbeterde functionaliteiten op een rij:
Een huisstijl onderstreept het gedrag en de communicatie van een organisatie. Het bevestigt de kernwaarden van de identiteit en het imago. Ook in Easy2Meet is het vanaf heden mogelijk om de huisstijl te verwerken in de communicatie.
Vanuit Easy2Meet worden e-mails verstuurd met vergaderuitnodigingen en notificaties kunnen worden aangepast naar eigen wens. Door een eigen logo, lettertype, lettergrootte en kleurstelling te kiezen, zodat de communicatie die vanuit Easy2Meet verstuurd wordt, volledig voldoet aan de eigen huisstijl.
Voor de agenda en notulen werden templates gebruikt, tot voor kort bevatten beide templates de kleurstellingen van Easy2Meet. Vanaf heden is het mogelijk om deze templates volledig aan te passen naar de eigen huisstijl.
Het instellen van de eigen huisstijl kan gedaan worden door degenen die gebruik maken van de secretariaatsconsole, oftewel de SharePoint Add-in
Voor de deelnemers is er een overzichtelijk takenoverzicht beschikbaar in de deelnemersapp. Toch ontvingen we geluiden dat deelnemers het prettig zouden vinden om de taken ook in een mailbox te ontvangen. Om de deelnemers op proactieve wijze te informeren over de aan hen toegewezen taken, is het vanaf nu mogelijk om de taakinformatie te mailen. De deelnemer ontvangt dan een e-mail waarin de taakinformatie staat, zodat taken niet meer vergeten kunnen worden en een vlot verloop van het vergaderproces wordt bevorderd.
Bij het publiceren van een vergadering via Easy2Meet wordt een vergaderverzoek per mail gestuurd aan de deelnemers, zodat de deelnemer de vergadering direct in de agenda kan plaatsen. Echter werd de vergaderorganisatie niet op de hoogte gebracht wat een deelnemer met de vergaderafspraak had gedaan. Vanaf nu kan de vergaderorganisator zien of een deelnemer de afspraak (voorlopig) geaccepteerd heeft of geweigerd.
Daarnaast is het nu mogelijk om een vergaderverzoek te versturen namens iemand anders. Dit is vooral handig in situaties, waarbij bijvoorbeeld de directiesecretaresse namens een directielid een vergadering organiseert, maar daar zelf niet bij aanwezig is. Hiermee wordt voorkomen dat er afspraken in de agenda van de organisator ontstaan die voor hem/haar niet relevant zijn.
Voor Easy2Meet vinden we het belangrijk snel en continue te verbeteren. Hierbij gebruiken we regelmatig feedback van klanten. Mocht u dus nog ideeën hebben voor onze roadmap, meld dit dan graag via ons contactformulier.
