3 tips voor stressvrij werken als management assistent

Als management assistent, ben je de spil van het bedrijf. Die verantwoordelijkheid, dat gevoel alleen al kan behoorlijk stressvol zijn! In deze blog geven we je een aantal tips waarmee je as easy as possible je werk kunt doen.

Reduceer prikkels

Jij organiseert, schrijft, notuleert, redigeert, beheert, verstuurt, plant, factureert, declareert, faciliteert en nog veel meer. Geen baan zo veelzijdig als de jouwe. 
Daarbij staan er om de haverklap collega’s aan je bureau met de vraag of je iets voor ze kunt doen, terwijl je nog drie taken op de planning hebt staan die binnen een half uur afgerond moeten worden. Hoewel het je job is om deze vragen te beantwoorden, hoef je niet altijd, elk moment van de dag beschikbaar te zijn. Het schakelen in je hersens tussen de diverse taken en afleidingen kost veel energie. Probeer prikkels daarom te minimaliseren.

1. Zorg er dus in ieder geval voor dat je werkomgeving zo schoon en opgeruimd mogelijk is en alles wat je af kan leiden van je to do-lijst uit het zicht is.
2. Open en beantwoord je mail op vaste tijden en sluit je mailbox direct daarna weer.
3. Begin elke dag met een prioriteitenplanning zodat je niet geleid wordt door de waan van de dag. Welke taak moet als eerste gebeuren? Welke taak moet echt af? Je hoeft taken niet altijd af te handelen op basis van binnenkomst, maar weet waar je per dag aan toe bent.
4. Als je met een team van management assistentes werkt: spreek vaste tijden af voor ieder teamlid waarin je even apart kan zitten, geen telefoon hoeft op te nemen en niet de collega’s direct te woord hoeft te staan. 
   Al kun je maar een uur per dag ‘prikkelvrij’ werken, dan heb je al een flinke slag geslagen.

Structuur

Eén van de belangrijkste hulpmiddelen om stressvrij te kunnen werken is toch wel structuur. Ook structuur zorgt, in aanvulling op het vorige punt, voor het reduceren van prikkels en het verhogen van de effectiviteit van je werk. Begin elke dag met dezelfde werkzaamheden en eindig je dag daar ook weer mee. Nog een stapje verder gaat dat je ook naar je collega’s toe je vaste rituelen kenbaar maakt. Bijvoorbeeld dat je telefoontjes het liefst tussen 9.00-10.00 uur ontvangt of dat je je mailbox maar drie keer per dag op vaste tijden opent. Hierdoor kan men inschatten wanneer ze jou het beste kunnen bereiken, met als gevolg dat jij hun vragen sneller kan beantwoorden. Zij blij, jij blij.

Maak gebruik van (slimme) technologie

Dit punt klinkt misschien als een ver-van-je-bed-show, maar dat is het zeker niet! Er zijn zoveel handige programma’s en tools op de markt die jouw werk zo veel makkelijker en dus meer ontspannen maken. Een aantal voorbeelden:

Microsoft To-Do. Een handige tool van Microsoft waarin je overzichtelijk takenlijsten en to-do-lijsten kunt maken, beheren en delen. Je kunt er ook foto’s en linkjes aan toevoegen zodat je het ook als moodboard voor een project kunt gebruiken.

Indeqa. Dé vergaderoplossing voor het eenvoudig én papierloos plannen, organiseren, faciliteren en beheren van vergaderingen en notulen. Nog nooit was vergaderen zo eenvoudig. Hoewel het installeren en in gebruik nemen van deze software iets meer vergt dat de voorgaande twee, kan de integratie binnen korte tijd geregeld zijn. Het bijzondere aan deze tool is ook nog eens dat het binnen de beveiligde omgeving van Microsoft werkt. Waarschijnlijk spreekt dit voordeel jou niet aan, maar de IT-afdeling van jouw bedrijf wordt daar blij van! (TIP!)

Zorg dat je elke software waarmee je werkt door en door kent. Zie de digitalisering als een voordeel, ook al kost het wellicht wat tijd om je je in de software te verdiepen. Schroom niet om van je collega’s te leren hoe je deze software het beste kunt gebruiken. Als jij effectief jouw werk kunt doen, hebben zij daar tenslotte ook weer profijt van.

Tot slot: Blijf je altijd bewust van jouw waarde voor de organisatie! Als je het gevoel hebt dat wat je doet daadwerkelijk zinvol is, reduceert dat gevoel elke vorm van stress.