Helpcenter
    Bekijk Demo
Demo
Support
Easy2meet board meetings

Board Meeting

Een antwoord op de meestgestelde vragen

Wat kun je doen om een bestuursvergadering succesvol te laten verlopen? En welke mogelijkheden zijn er in praktische zin? Hoe je een board meeting vormgeeft heeft invloed op de effectiviteit en kwaliteit van de vergadering. De meestgestelde vragen over board meetings en de antwoorden op deze vragen vind je op deze pagina. In het eerste gedeelte lees je over de meer algemene onderwerpen, zoals de agenda en notulen. Verderop in de tekst vind je verdiepende onderwerpen zoals moties, officiële besluiten en het quorum. 

Wat is een board meeting?

De voortgang en prestaties binnen de organisatie bespreken en evalueren

‘Board meeting’ is het Engelse woord voor bestuursvergadering. Tijdens een board meeting komt de Raad van Bestuur bijeen om onder andere de voortgang en prestaties binnen de organisatie te bespreken en evalueren. Een goed functionerende Raad van Bestuur heeft een controlerende en adviserende taak. Board meetings vinden periodiek plaats, bijvoorbeeld tweewekelijks of eens per kwartaal.

Een bestuursvergadering organiseren komt grotendeels overeen met het organiseren van iedere andere formele vergadering: je bepaalt wie aanwezig moeten zijn, regelt praktische zaken en zorgt voor een agenda die je verspreidt. Verder is het belangrijk dat er notulen gemaakt worden en dat je deze geaccordeerd archiveert. 

Er zijn ook zaken die, in vergelijking met een 'gewone' vergadering, anders of belangrijker zijn. Hiermee kan je rekening houden als je een board meeting organiseert:

De verwachte mate van professionaliteit is hoog. Zorg dat je alle praktische zaken goed regelt. Zorg bijvoorbeeld dat de leden van de vergadering de agenda op tijd hebben, zodat ze zich goed kunnen voorbereiden en begin stipt op tijd. Verderop in deze tekst kun je meer lezen over het goed en professioneel faciliteren van een board meeting. 
Door de gevoeligheid van de onderwerpen die besproken worden, vindt men privacy en security vaak nóg belangrijker.
Bij een bestuursvergadering is de hoeveelheid bijlagen in veel gevallen groter. Zowel in aantal, als in grootte van de stukken. Bij een ouderwetse papieren vergadering zijn meerdere pakken papier per board meeting niet ongewoon. Gelukkig vinden steeds meer board meetings digitaal plaats. Later meer hierover.
Deelnemers aan board meetings geven regelmatig aan dat zij behoefte hebben aan extra functionaliteiten ten opzichte van gratis software. Denk hierbij aan de mogelijkheid tot het maken en, indien gewenst, delen van annotaties.
Board meetings duren vaak langer dan een ‘gewone’ vergadering.

Organiseer je board meetings, dan kun je rekening houden met bovenstaande punten. Veel organisaties kiezen voor vergadersoftware als antwoord op het security vraagstuk. De vergadersoftware is ook een oplossing voor de praktische kant van de organisatie van board meetings.

Hoe vaak vindt een board meeting plaats?


Hoe vaak de Raad van Bestuur bijeenkomt hangt helemaal af van de organisatie. In de regel vind een board meeting wel periodiek plaats. Dit kan tweewekelijks, eens per kwartaal of zes keer per jaar zijn.

Hoe lang duurt een board meeting? 


Ook dit hangt af van de organisatie en wat er besproken moet worden. In de meeste gevallen duurt een board meeting enkele uren. Het is daarbij niet ongewoon dat dit (deels) ‘s avonds plaatsvindt. 

Voor de effectiviteit is het handig wanneer je regelmatig een korte pauze inlast. Je kunt als organisatie ook kiezen voor een board meeting inclusief lunch(pauze). Op die manier blijft iedereen fris en is er ruimte voor informeel samenzijn, wat in de regel weer zorgt voor prettiger samenwerken. Bij online board meetings kan het handig zijn om andere keuzes te maken. Lees hierover in deze tekst onder de kop ‘Board meetings op afstand via video’.

Wie zijn aanwezig tijdens een board meeting? 


Een board meeting bestaat uit de volledige Raad van Bestuur. Eén van hen is de voorzitter, die vanuit die rol de vergadering leidt. Een onafhankelijke voorzitter heeft de voorkeur. Dat is daarmee automatisch dus niet de CEO. Daarnaast is er meestal ook een secretaresse of managementassistent betrokken als organisator van de vergadering. Hij of zij regelt alle praktische zaken rond de vergadering, waaronder het verzorgen van de notulen. 

Gerelateerde onderwerpen om te lezen

Blogs, nieuws en updates

Board meetings op afstand via video

Online board meetings 

Door video kun je ook op afstand board meetings bijwonen, waarbij je gebruikmaakt van je internetverbinding. In plaats van ‘online board meeting’ heeft men het ook wel over ‘virtual board meeting’ of ‘remote board meeting’. Al deze termen betekenen hetzelfde. 

6 tips voor online board meetings 

Actieve voorbereiding

Een actieve voorbereiding bespaart veel tijd tijdens de vergadering zelf. Net als voorheen lees je de stukken, maar daar blijft het niet bij. Je reageert namelijk direct op de documenten met opmerkingen of zogenaamde ‘annotaties’. Iedereen kan meelezen en reageren. Hierdoor is er al veel voorwerk gedaan voor de daadwerkelijke vergadering begint. Het is uiteraard wel belangrijk dat je een gedeeld document hebt waarin iedereen kan meeschrijven.

Make it work

Zorg dat de software werkt. Je wilt immers dat iedereen bezig is met het onderwerp van de vergadering. Niet met stukken die kwijt zijn en haperende verbindingen. Slecht werkende software demotiveert ontzettend en kost onnodig veel tijd. Daarbij verwacht men tijdens een board meeting ook een professionele werkomgeving. Dus kies gebruiksvriendelijke software met een prettige structuur, die aansluit bij de behoeften van de organisatie.

Nodig interessante gasten uit

Board meetings op afstand hebben als voordeel dat externen gemakkelijk kunnen aansluiten bij (een deel van) de bestuursvergadering. Sprekers met een relevante expertise kunnen een geweldige bijdrage leveren aan je board meeting. Het is ten eerste handig dat je op deze manier allemaal, op hetzelfde moment, dezelfde informatie krijgt. Daarnaast kan het ook een prettige en verfrissende afwisseling zijn van de gewone vergaderroutine, wat de inspiratie vergroot.

Liever kort (en dan maar wat vaker)

Bij online board meetings is het nog belangrijker dat je nadenkt over de lengte van je vergaderingen. Niemand blijft fris en energiek tijdens een online meeting van uren. Plan dus regelmatig een korte pauze in en knip langere vergaderingen op in meerdere meetings. Je kunt eens per maand vier uur vergaderen, maar wellicht werkt een remote vergadering beter als je hem spreidt over twee, of zelfs meer vergadermomenten.

Safety first

We bespraken eerder al het belang van prettige software, maar minstens zo belangrijk is veilige software. Je wilt niet dat je gegevens op straat komen te liggen. Security is en blijft een belangrijk thema. Dat geldt nog meer bij remote board meetings.

Werk aan vertrouwen en relaties

Je komt verder met elkaar als je elkaar vertrouwt en de onderlinge relaties goed zijn. Wanneer je elkaar niet bij het koffiezetapparaat en in de wandelgangen tegenkomt - zoals bij online meetings het geval is - bestaat de kans dat de onderlinge afstand toeneemt.

Om dat te voorkomen kun je momenten inplannen waarop iemand iets vertelt over wat hem of haar bezighoudt op persoonlijk of professioneel gebied. Doordat iedere keer iemand anders aan het woord is, leer je uiteindelijk iedereen beter kennen.

Wat ook kan helpen is interactie en betrokkenheid stimuleren. Sta bewust stil bij wie nog niks gezegd hebben en vraag juist deze deelnemers naar hun mening of visie. Verder kunnen leden ook buiten de vergadering contact houden in kleinere groep. 

microsoft-teams-logo@logotyp.us (1)

Board meetings met Teams

Microsoft Teams, onderdeel van Microsoft 365, is een populaire online vergaderoplossing. Teams is laagdrempelig, gebruiksvriendelijk, wijd verspreid (bekend maakt bemind) en je weet dat de security uitstekend is. Het is prettig dat je vanuit Teams eenvoudig externen kunt uitnodigen, ook al werken zij zelf niet in de Microsoft 365-omgeving. Veel bedrijven vinden Teams een prettige en betrouwbare online vergaderoplossing.

Tijdens een board meeting met Teams mis je wel een aantal functionaliteiten. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid tot annoteren. Deze functionaliteit wordt door veel Raden van Bestuur als zeer belangrijk ervaren. Er bestaat software die gebaseerd is op Teams, die je installeert als Microsoft add-on. Door het gebruik van zo’n add-on combineer je het gemak van Teams met de extra functionaliteiten die je nodig hebt tijdens board meetings.

Zoom-us-icon

Board meetings met Zoom

Een andere grote speler op het gebied van online vergaderen is Zoom. Je kunt met deze software eenvoudig meetings organiseren, ook met externen. Dit maakt Zoom tot een populaire oplossing voor online vergaderingen. 

De populariteit is wel wat afgenomen nadat Zoom meerdere keren negatief in het nieuws is geweest in verband met privacy issues. Er zijn organisaties die om die reden niet langer met deze vergadersoftware (willen) werken. Zoom heeft sindsdien hard gewerkt aan het op orde krijgen van de security. Zo kan je tegenwoordig videoruimtes op slot zetten en werk je binnen Zoom met unieke pincodes. Ook is er een wachtruimte waar je mensen kan toelaten, of afwijzen. De security is dus flink verbeterd, maar ze hebben het vertrouwen nog niet (helemaal) kunnen herstellen.

Board meeting agenda

Een terugkerend vast format voor vergaderingen

Een board meeting verloopt – als het goed is – altijd volgens hetzelfde format. Vaak wordt hiervoor een board meeting template gebruikt. Ook kiezen steeds meer board meetings voor vergadersoftware, waardoor je automatisch structuur houdt in je vergaderingen. 

Wie maakt de agenda van de board meeting?

Meestal is dit de managementassistent, of directiesecretaresse. Input wordt meestal aangeleverd door de CEO en de voorzitter. 

Welke informatie moet een board meeting agenda bevatten?

Een agenda van een board meeting bevat in ieder geval:

  • Logistieke informatie, zoals datum, tijdstip, meeting-link of locatie en aanwezigen.
  • Welkom en vaststellen van de agenda. 
  • Notulen vorige vergadering. 
  • Besluitvormingsstukken. Deze plaats je liefst aan het begin van de vergadering voor het geval iemand de vergadering vroegtijdig moet verlaten. Als het goed is zijn dit zogenaamde ‘hamerstukken’ en hebben de inhoudelijke discussies al op een ander moment plaatsgevonden.
  • Een CEO-update. 
  • Verdere inhoudelijke punten. 
  • Eventueel ruimte voor overige zaken of een rondvraag. 
  • Afsluiting.

Zet bij ieder vergaderpunt een naam, zodat duidelijk is wie de input levert. Noteer ook bij ieder agendapunt de tijd, zodat je niet uitloopt. Tijdens een board meeting wordt strak tijdsmanagement zowel gewaardeerd als verwacht.

Board meeting template

Een vaste agenda-opbouw zorgt voor overzichtelijke board meetings. Een template kan je hierbij helpen. Er zijn verschillende templates te vinden die als basis kunnen dienen voor de agenda van je board meeting. Door het volgen van een vast format houd je grip op de vergadering en bespaar je tijd. Goede vergadersoftware werkt sowieso altijd op basis van templates die je aanpast aan de behoeften van jouw organisatie. 

Notulen van board meetings

Aantekeningen, aanwezigheid, taken en besluiten bijhouden

Op zich zijn de notulen van board meetings niet heel veel anders dan andere notulen. Je volgt de agenda, verzorgt beknopte, heldere aantekeningen en houdt bij wie er aanwezig zijn.

Verder is het bij board meetings de gewoonte dat je ‘taken’ en ‘besluiten’ los bijhoudt. De Takenlijst is de to-dolijst na de vergadering. Hierbij noteer je ook de namen bij de taken, zodat iedereen weet wat hij of zij moet doen. In de Besluitenlijst noteer je de besluiten van die vergadering. 

Wat hoort niet in de notulen van board meetings?

Houd de notulen van je board meetings beknopt, helder en neutraal. Neem geen citaten op in de notulen: los op papier missen deze de context waarin het gezegd is. Twijfel je? Overleg dan met de voorzitter van de vergadering. 

Board meeting notulen template

Net zoals je een template hebt voor de agenda van je board meeting, zo heb je dat ook voor de notulen. Vaak wordt de board meeting agenda hiervoor als basis gebruikt, zodat je alle onderwerpen direct in de juiste volgorde onder elkaar hebt staan. 

Werk je met vergadersoftware, dan gaat dit in veel gevallen nog gemakkelijker. Bij gebruiksvriendelijke(!) software kun je met enkele handelingen de template van je notulen genereren vanuit je agenda. Dat doe je binnen het vergaderprogramma, dus zonder kopiëren en plakken vanuit verschillende documenten. Op die manier staat alle relevantie informatie vanuit de agenda al op de juiste plek in je notulen. Hierdoor werk je sneller, voorkom je schakelen tussen programma’s en maak je minder fouten. Bepaalde programma’s ondersteunen ook eenvoudige Taken- en Besluitenlijsten generatie. Deze rustige manier van werken binnen één programma bespaart tijd vóór, tijdens en na de vergadering.

Silvan - auteur

Silvan van Hierden

Account Executive


Heb je vragen over Easy2Meet of boardmeetings?
Plan een vrijblijvend telefoongesprek van 15 minuten en ik beantwoord al je vragen. 

PLAN TELEFOONGESPREK

Board meetings en documenten

Vergaderstukken en annotaties

Naast natuurlijk de agenda en de notulen, zijn er regelmatig bijlagen bij de vergaderpunten. Dit kunnen best grote documenten zijn. Belangrijk is dat je altijd de documenten omzet naar pdf. Dit omdat je pdf niet kunt bewerken; een pdf is namelijk een afbeelding van de tekst. Je kan er dan ook niet in typen. Op die manier voorkom je dat er verschillende versies ontstaan, wat kan zorgen voor onduidelijkheid en vertraging. 

Hoe regel je de opslag van documenten van de board meeting?

Het is belangrijk dat je alle vergaderstukken op één plek, overzichtelijk opslaat. Vroeger was dit de archiefkast, tegenwoordig gebeurt dit meestal digitaal in een veilige en - voor bevoegden - ook bereikbare omgeving. Structuur voorkomt dat stukken van board meeting vergaderingen kwijtraken. Zorg dus dat je overzicht creëert. Gebruik je vergadersoftware dan heb je meestal ook automatisch een logische plek voor opslag. Bij de keuze van de vergadersoftware kun je letten op een aantal zaken:

  • Zijn je documenten goed bereikbaar voor alle betrokkenen?
  • Houd je de documenten in eigen beheer? Of worden je documenten elders - wellicht zelfs in het buitenland - opgeslagen?  
  • Zijn de documenten van je board meeting goed beveiligd? Is de security goed op orde? 

Hoe voeg ik annotaties toe aan documenten van een board meeting? 

Hierboven las je over het belang van het omzetten van je documenten in pdf. Dit heeft wel als nadeel dat je niet eenvoudig aantekeningen en annotaties kunt maken in het document zelf. In een pdf kun je immers niet typen. Natuurlijk kun je een los document aanmaken voor aantekeningen. Doe dit idealiter digitaal en archiveer je document op zo’n manier dat je deze gemakkelijk kunt terugvinden. 

Nog gemakkelijker is het als je vergadersoftware het maken van annotaties ondersteunt. In dat geval kan je wél annotaties maken in je pdf, net zoals je dat op papier zou doen. Bepaalde vergadersoftware ondersteunt zelfs dat je zowel kunt typen, als kunt schrijven en tekenen. Handig als je bijvoorbeeld ergens een pijl bij wilt zetten, of een uitroepteken.

Moties tijdens de board meeting

Stemmen over discussiepunten

Een motie is "een formeel middel waarmee een lid van een vergadering een discussiepunt voor kan leggen aan een vergadering. Hiertoe dient de motie in stemming gebracht te worden op een vergadering.”

Hoe kun je een motie indienen tijdens de vergadering?

Alle leden van de vergadering kunnen een motie indienen. Het is wel zinvol om vooraf te bedenken of er kans is op een meerderheid van stemmen. Zo niet, dan is een motie weinig zinvol, aangezien deze dan waarschijnlijk zal worden afgewezen.

Ook mogen moties niet in strijd zijn met de wet en statuten en moeten ze voldoen aan de vormvereisten van de vergadering. Iedere board meeting heeft haar eigen procedures rond het indienen van moties. Lees je vooraf goed in, want moties die niet voldoen aan de vormvereisten zijn ongeldig.

Een schriftelijke motie voor een board meeting heeft een vaste volgorde en formulering en het taalgebruik is voorgeschreven. Wil je een motie schrijven, bekijk dan vooraf zeker wat voorbeelden van eerdere moties. Je zal zien dat moties altijd de volgende opbouw hebben:

  • Moties beginnen met woorden: “De Raad gehoord de beraadslaging…”.
  • Hierna volgt een opsomming van constateringen van de indiener(s): “Constaterende...” 
  • Vervolgens benoem je de overwegingen: “Overwegende...”. 
  • Hierop volgt een verzoek. Dit wordt ook wel het dictum genoemd: “Verzoekt de Raad van Bestuur…” of “Draagt de Raad van Bestuur op...”. 
  • Je eindigt een motie met “en gaat over tot de orde van de dag.”

Besluiten van een boardmeeting

‘Hamerstukken’ die weinig tijd kosten tijdens een vergadering

Een besluit van het bestuur is een formele beslissing van de Raad van Bestuur.

Hoe verloopt het beslissingsproces binnen board meetings?

Besluitvormingsstukken plan je liefst aan het begin van je vergadering. Dat heeft een aantal redenen: besluitvormingsstukken zijn als het goed is ‘hamerstukken’ die weinig tijd kosten. Daarnaast is de kans groter dat iedereen (nog) aanwezig is. Tot slot wil je voorkomen dat bij eventuele vertraging van de board meeting, juist dit punt niet aan de orde komt. 

Analyse van en discussie over het onderwerp heeft als het goed is al in een eerdere board meeting plaatsgevonden, of tijdens eerdere board calls in kleinere groepjes, wellicht zelfs één op één. De daadwerkelijke besluitvorming tijdens de vergadering zou daarom slechts een formaliteit moeten zijn en niet tot discussie moeten leiden. 

Hoe schrijf je een bestuursbesluit?

Er is niet – zoals bij moties wel het geval is – een vaste vorm waaraan een besluit moet voldoen. Wel is het belangrijk dat je consequent bent in de vorm. Het gebruik van een template kan je daarbij helpen. 

Een bestuursbesluit is een formeel document. Daarom bevat een bestuursbesluit – naast het besluit zelf - ook bedrijfsinformatie, datum en handtekeningen.

Quorum en board meetings

Minimale aanwezigheid voor een geldige stemprocedure

Quorum komt uit het Latijns en betekent ‘van wie’. Een quorum is “… het minimumaantal personen of leden dat aanwezig moet zijn om een stemprocedure als geldig te kunnen beschouwen.”

Waarom is een quorum belangrijk?

Zonder quorum kan een board meeting geen formele beslissingen nemen.

Board meeting software

Ondersteunt en faciliteert het vergaderproces.

Goede board meeting software ondersteunt en faciliteert het proces van een board meeting. Met de juiste software kan je eenvoudig annotaties maken in pdf's en is het maken van agenda’s en notulen eenvoudig. Ook vergaderen op afstand is goed geregeld en documenten zijn zowel goed bereikbaar als veilig en overzichtelijk opgeslagen.

Welke vergadersoftware past bij mijn Microsoft 365-omgeving?

Werk je als organisatie met Microsoft 365? Of gebruik je graag Microsoft Teams, maar wil je meer functionaliteiten? In dat geval is Indeqa een prettige add-on. Deze board management software past naadloos in iedere bestaande Microsoft-omgeving en garandeert de security zoals je die van Microsoft gewend bent. Ook als je vergadert met mensen van buiten je organisatie. Indeqa heeft een hoge gebruikersadoptie vanwege de hoge gebruiksvriendelijkheid en biedt alles wat je nodig hebt voor een professionele, efficiënte board meeting. 

Bedrijven die reeds vergaderen met Indeqa

Lees verder en ontdek hun ervaringen

Videomes

Videomes

Soepele implementatie van Indeqa en meteen veel tijdwinst

Lees meer →
GGZ_Amersfoort - receptie (1)

De Nederlandse ggz

Een gebruiksvriendelijke vergaderoplossing na de overstap op Office 365

Lees meer →
SGP Tweede kamer-1

De SGP

Tijd besparen en meer werkplezier door papierloos vergaderen met Indeqa

Lees meer →

Enthousiast over Indeqa?

Bekijk onze demo video's

    Bekijk Demo