Managementassistente bij de SGP
In 2017 spraken we met Johan van Berkum, directeur van het SGP Partijbureau, over het werken met Indeqa. Zijn enthousiasme over de voordelen voor zijn managementassistente Lianne vielen op. Inmiddels drie jaar verder zijn we benieuwd hoe het nu gaat en bellen we Lianne zelf op: hoe ziet zij de veranderingen in haar werk? En is ze nog steeds blij met Indeqa?
Als managementassistente ben ik onder andere verantwoordelijk voor de voorbereiding van twee typen bestuursvergaderingen: de Dagelijkse Bestuursvergaderingen met vijf deelnemers en de Hoofdbestuursvergaderingen met veertien deelnemers. Het gaat in totaal om circa twaalf vergaderingen per jaar.
Voorheen moest ik alle enkelzijdig aangeleverde stukken, dubbelzijdig kopiëren. Omdat dit bijlage voor bijlage moest gebeuren, moest ik er continu bij blijven. Per persoon ging het om pakketten van 50 tot 100 A4’tjes. Deze stuurde ik vervolgens per post naar alle vergaderdeelnemers. Hier was ik per vergadering zeker wel een dagdeel mee bezig.
In de oude situatie moest ik fysiek op kantoor zijn om alles te kopiëren. Ik kon dus eigenlijk niet ziek worden op die momenten. We vonden het op den duur ook niet langer wenselijk om gevoelige informatie per post te versturen. In 2014 besloten we mede daarom dat we over wilden stappen op papierloos vergaderen met Indeqa. Dit loste deze problemen op.
Het grootste verschil voor mij is dat ik niet langer meer uren hoef te kopiëren ter voorbereiding van vergaderingen. Die tijd vul ik nu met inhoudelijk interessanter werk. Een hele verbetering!
Lianne Weerheim - Managementassistente bij de SGP
Eerst hadden we een periode van overgang. In die periode deelde ik alles zowel op papier, als in de app. Dit, om alle bestuursleden de kans te geven om te wennen. Sinds we
helemaal over zijn op Indeqa, zijn mijn voorbereidende werkzaamheden flink veranderd. Nadat de agendapunten bekend zijn, controleer ik deze tekstueel en zet ik ze in de Indeqa app. Wanneer ik vervolgens de bijlagen toevoeg, zet Indeqa deze meteen om in pdf-documenten. Dit is wenselijk voor de veiligheid en voor mij gemakkelijk, want dan hoef ik dit niet handmatig te doen.
Nadat ik op de ‘publiceer’ knop heb gedrukt, krijgen de bestuurders direct een melding dat de documenten klaarstaan. De verzendtijd is hiermee vervallen. Daarbij is het nu mogelijk om nadien wijzigingen aan te brengen in de documenten, of in de agenda. Ook daarvan krijgen de bestuursleden een melding. In de oude, ‘papieren situatie’ was het simpelweg niet mogelijk om na verzending nog iets te veranderen. Dan konden we hoogstens bij aanvang van de vergadering een nieuwe versie aanreiken. Die moest ik dan weer vooraf uitgeprint aanleveren. Nu gaat dat veel gemakkelijker.
