Bekijk Demo
Bekijk Demo
Marente-corporate-homepage-8

Indeqa sluit naadloos aan op de bestaande Office 365 omgeving van Marente

Logo Marente

Over onze klant Marente 

Marente is al meer dan 100 jaar zorgaanbieder in de Rijn-, Duin- en Bollenstreek en biedt vanuit die rol verschillende vormen van zorg: van thuiszorg tot verpleeghuiszorg en van revalidatie tot ondersteuning bij dementie. In totaal werken er ongeveer 2500 mensen bij Marente. De organisatie heeft 10 woonzorglocaties met allemaal hun eigen doelgroep en cultuur.

Marente heeft verschillende gemeenschappelijke waarden: ondernemendheid, optimisme en samenwerken. Vanuit die waarden biedt de organisatie zorg en ondersteuning aan ongeveer 2500 cliënten.

Marente  Case

De keuze

De Raad van Bestuur van zorgaanbieder Marente wilde overstappen op papierloos vergaderen en zo vergaderingen efficiënter laten verlopen. Aanvankelijk werd iBabs voorgesteld als eerste keuze, maar uiteindelijk paste Indeqa beter bij de wensen.

Dieuwke Wieringa, informatieadviseur bij Marente en als projectleider betrokken bij deze keuze:

large-Dieuwke Wieringa Marente case portret-1
"Toen we de verschillende vergadersoftware opties naast elkaar legden werd het al snel duidelijk dat Indeqa het best past in onze Office 365 omgeving. Het gebruikersgemak en de mogelijkheden die de software biedt haalden ons over de streep".

De vraag vanuit het bestuur

Het bestuur wilde graag over op papierloos vergaderen. Projectleider en Informatieadviseur Wieringa kreeg de verantwoordelijkheid voor het selectieproces en de implementatie van een nieuwe vergaderoplossing.

Allereerst onderzocht Wieringa de oude situatie:

Het vergaderproces verliep inefficiënt en er ging onnodig tijd verloren. De vergaderagenda en vergaderstukken werden per mail verstuurd. Daarnaast wilden een aantal vergaderdeelnemers deze ook nog graag op papier aangeleverd krijgen.

Ook kwam het regelmatig voor dat tijdens een vergadering bleek dat niet iedereen dezelfde versie van alle stukken had, omdat soms vergaderstukken worden nagezonden. Heel vervelend en het zorgde voor vertraging tijdens vergaderingen.

De implementatiefase van Indeqa

Mei 2019 verzorgde Indeqa een demo en in juni volgde de eerste training. Vanwege interne veranderingen bij Marente werd er besloten om nog iets langer te wachten met de daadwerkelijke overstap. Daarom werd de zomerperiode gebruikt om de vergaderomgevingen in alle rust te voorzien van de juiste huisstijl en templates.

Hierna ging het snel: in augustus startte de Raad van Bestuur met Indeqa en een maand later de Raad van Toezicht. Hierna volgde ook andere vergadergroepen. Bij de Centrale Cliëntenraad werd extra tijd en aandacht besteed aan het leren werken met een iPad.

Niet iedereen in deze groep stond positief tegenover de veranderingen. Dat is ook begrijpelijk. We moesten bij de basis beginnen; de training begon letterlijk met hoe je een iPad aanzet. Toch is het uiteindelijk alle leden van de Cliëntenraad gelukt om met de software te werken. Dat vind ik dan wel weer bijzonder.

Inmiddels werken alle vijf de vergaderstructuren met de software en kijkt Wieringa met een tevreden blik terug op de implementatiefase:

Er zijn weinig problemen geweest. De Ondernemingsraad wilde al langer overstappen op papierloos vergaderen, dus zij waren erg enthousiast toen ze eindelijk met de software konden gaan werken. Dat is natuurlijk extra leuk.

De samenwerking met Indeqa

Vanaf het eerste moment was de samenwerking tussen Indeqa en Marente prettig. Als er issue waren werd er eerst gekeken of deze intern opgelost konden worden. Lukte dat niet, dan gaf Indeqa snel antwoord op de vragen die er waren. Er zijn geen problemen geweest en als Marente zijn wij blij met de keuze voor Indeqa.

 

Processen borgen en verantwoordelijkheden overdragen

Op dit moment ligt de focus op het zorgvuldig borgen van de processen. Een goed voorbeeld hiervan is het archiveren van oud-vergaderdeelnemers, zodat zij niet langer toegang hebben tot vergaderstukken. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar het moet wel geregeld worden. 

Naast het borgen van dit soort processen, werkt ik aan een overdrachtsdocument voor support, zodat het beheer over kan naar onze eigen ICT-servicedesk. Op dat moment ben ik enkel nog verantwoordelijk voor vragen rond het proces.

Marente-corporate-homepage-8

Onze Raad van Bestuur vroeg om een iBabs licentie, maar onderzoek leerde dat Indeqa beter past in onze bestaande Office 365 omgeving. Inmiddels werken we vol tevredenheid met Indeqa. Ook de Raad van Bestuur.

Dieuwke Wieringa
Projectleider en Informatieadviseur bij Marente